เทคนิคการใช้งาน Foxit PDF Editor ให้มีประสิทธิภาพ

Foxit PDF Editor คือโปรแกรมที่ใช้สำหรับแก้ไขไฟล์ PDF ที่มีฟังก์ชันหลากหลาย ด้วยเทคนิคและเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพ ทำให้ Foxit PDF Editor เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับบุคคลทั่วไปและองค์กรที่ต้องการเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานกับไฟล์ PDF

ฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ได้แก่:

• AI Assistant for ในการสรุปเอกสาร การเขียนใหม่ และการแยกข้อมูลสำคัญจากเอกสารของคุณ
• แก้ไขข้อความและรูปภาพ เรียงลำดับใหม่ และลบหน้าใน PDF
• แปลง PDF และส่งออกเป็น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint
• สร้าง กรอก ลงนาม และส่งแบบฟอร์มได้อย่างง่ายดาย
• เพิ่มความปลอดภัยและป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่าน
• เปลี่ยนเอกสารที่สแกนเป็น PDF ที่แก้ไขได้และค้นหาได้
• เปรียบเทียบ PDF สองเวอร์ชันเพื่อตรวจสอบความแตกต่างทั้งหมด
• ลงนามในเอกสาร ขอลายเซ็น และติดตามการตอบกลับแบบเรียลไทม์ (Editor+)
• Smart Redact เพื่อลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติ (Editor+)
• ใช้งานแอปบนมือถือ (Editor+)

Foxit PDF Editor เป็นทางเลือกที่นิยมเทียบกับ Adobe Acrobat โดยมีทั้งเวอร์ชันฟรีที่มีฟังก์ชันพื้นฐาน และเวอร์ชันเต็มที่ต้องซื้อเพื่อใช้งานฟังก์ชันขั้นสูง โปรแกรมนี้มีจุดเด่นคือใช้งานง่าย มีประสิทธิภาพสูง และรองรับการทำงานบนหลายระบบปฏิบัติการ ดูข้อแตกต่างของแต่ละแผน

บทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคการใช้งาน Foxit PDF Editor ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

1. เทคนิคการแก้ไขเอกสาร PDF

Foxit PDF Editor ช่วยให้สามารถแก้ไขข้อความและรูปภาพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องแปลงเป็นไฟล์อื่นก่อน คุณสามารถ:

• ใช้เครื่องมือ Edit Text เพื่อเปลี่ยนแปลงเนื้อหาข้อความโดยตรง เช่น แก้ไขคำผิด ปรับแต่งฟอนต์ หรือเปลี่ยนขนาดตัวอักษร
• ใช้ Edit Object เพื่อจัดการรูปภาพหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ในเอกสาร เช่น ย้ายตำแหน่ง ปรับขนาด หรือเปลี่ยนรูปแบบของภาพ
• ใช้ Reflow Editing เพื่อแก้ไขเนื้อหาในลักษณะที่เหมือนกับโปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) ทำให้สามารถจัดรูปแบบเอกสารได้ง่ายขึ้น

2. เทคนิคการสร้างและแปลงไฟล์ PDF

Foxit PDF Editor รองรับการสร้างไฟล์ PDF จากแหล่งข้อมูลหลายประเภท รวมถึงการแปลงไฟล์ไปยังรูปแบบอื่น เช่น:

• การสร้าง PDF จากไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, เว็บเพจ หรือการสแกนเอกสารโดยตรง
• การแปลงไฟล์ PDF เป็น Word, Excel, PowerPoint หรือไฟล์รูปแบบอื่นที่สามารถแก้ไขได้ โดยยังคงคุณภาพของเอกสารต้นฉบับ
• ใช้ Foxit PDF Printer เพื่อสร้าง PDF จากแอปพลิเคชันใดก็ได้ที่รองรับการพิมพ์ เช่น Microsoft Office, Google Docs หรือเว็บเบราว์เซอร์
• Batch Convert ช่วยให้สามารถแปลงไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันได้ เพิ่มความสะดวกในการทำงาน

3. เทคนิคการจัดการและรวมไฟล์ PDF

Foxit PDF Editor มีเครื่องมือช่วยให้สามารถจัดการเอกสาร PDF ได้ง่ายขึ้น เช่น:

• Merge Files รวมไฟล์ PDF หลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว เหมาะสำหรับการรวมเอกสารหลายฉบับให้เป็นไฟล์เดียวเพื่อความสะดวกในการจัดเก็บ
• Split Document แยกเอกสาร PDF ออกเป็นหลายส่วน กรณีที่ต้องการแยกเอกสารออกจากกันหรือส่งเฉพาะบางหน้าให้ผู้อื่น
• Organize Pages ช่วยจัดเรียงหน้า, ลบหน้า หรือแทรกหน้าใหม่ลงในเอกสาร เพื่อให้เอกสารมีโครงสร้างที่เป็นระเบียบมากขึ้น
• Bates Numbering ใช้สำหรับการเพิ่มเลขกำกับหน้าเอกสารอัตโนมัติ เหมาะสำหรับงานด้านกฎหมายและเอกสารสำคัญ

4. เทคนิคการใส่ลายเซ็นและความปลอดภัย

Foxit PDF Editor มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลและรักษาความปลอดภัยของเอกสาร PDF ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการปลอมแปลงหรือการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต

4.1. การใส่ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature)

ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้สามารถยืนยันความถูกต้องของเอกสารและตัวตนของผู้ลงนาม โดยมีฟีเจอร์ที่สำคัญดังนี้:

• Place Signature: ลงลายเซ็นดิจิทัลในเอกสาร PDF โดยสามารถเลือกวางตำแหน่งที่ต้องการได้
• Create Self-Signed Digital ID: สร้าง Digital ID ของตนเองเพื่อใช้ลงนามในเอกสาร
• Sign & Certify: เซ็นรับรองเอกสารและกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารหลังจากเซ็นแล้ว
• Timestamp Signature: เพิ่มการประทับเวลาลงบนลายเซ็นเพื่อแสดงวันที่และเวลาที่ลงนาม
• Multiple Signatures: รองรับการเซ็นชื่อจากหลายบุคคลในเอกสารเดียวกัน

4.2. การป้องกันเอกสาร (Document Protection)

Foxit PDF Editor รองรับการเข้ารหัสและป้องกันไฟล์ PDF เพื่อให้เอกสารมีความปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต:

• Password Protection: ตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเปิดหรือแก้ไขเอกสาร
• Certificate Encryption: ใช้ใบรับรองดิจิทัล (Certificate) เพื่อควบคุมการเข้าถึงเอกสาร
• Microsoft IRM Protection: ปกป้องเอกสารด้วยระบบ Information Rights Management (IRM) ซึ่งช่วยให้สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานเอกสารได้อย่างละเอียด
• Restrict Editing & Printing: จำกัดสิทธิ์ในการแก้ไข คัดลอก หรือพิมพ์เอกสาร เพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล

4.3. การลบข้อมูลที่เป็นความลับ (Redaction & Hidden Information Removal)

หากเอกสารมีข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องการลบอย่างถาวร Foxit PDF Editor มีเครื่องมือช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างปลอดภัย:

• Redaction: ลบข้อความ รูปภาพ หรือข้อมูลสำคัญจากเอกสารอย่างถาวร
• Sanitize Document: ล้างข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น Metadata, Comments หรือประวัติการแก้ไข ที่อาจเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
• Remove Hidden Information: ตรวจสอบและลบข้อมูลที่ฝังอยู่ในเอกสาร เช่น ลิงก์ ซ่อน หรือฟอนต์ที่ไม่ได้ใช้

4.4. การติดตามและตรวจสอบเอกสาร (Audit & Tracking)

Foxit PDF Editor รองรับการติดตามและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการคุ้มครอง:

• Track Changes: ตรวจสอบการแก้ไขเอกสารโดยดูประวัติการเปลี่ยนแปลง
• Document Security Audit: ตรวจสอบว่าเอกสารได้รับการป้องกันอย่างเหมาะสมหรือไม่
• Verify Signatures: ตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลและใบรับรองในเอกสาร

5. การใส่ความคิดเห็นและไฮไลต์ข้อความ

Foxit PDF Editor มีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันและตรวจสอบเอกสาร เช่น:

• ใช้ Highlight, Underline, หรือ Strikethrough เพื่อเน้นข้อความสำคัญในเอกสาร
• เพิ่ม Comments หรือ Sticky Notes เพื่อให้ข้อคิดเห็น หรือสื่อสารกับทีมงานภายในเอกสาร
• ใช้ Compare PDF เพื่อตรวจสอบความแตกต่างระหว่างสองเอกสาร เหมาะสำหรับการตรวจสอบเวอร์ชันของเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลง
• Stamp & Watermark ช่วยให้สามารถประทับตราหรือเพิ่มลายน้ำลงในเอกสารเพื่อระบุสถานะเอกสาร เช่น “Confidential” หรือ “Approved”

6. เทคนิคการใช้ OCR (Optical Character Recognition)

OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้สามารถแปลงไฟล์ PDF ที่เป็นภาพหรือไฟล์สแกนให้เป็นข้อความที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ ทำให้การจัดการข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบเอกสารภาพมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• OCR Text Recognition: แปลงข้อความจากภาพหรือเอกสารที่สแกนให้เป็นข้อความที่สามารถคัดลอก ค้นหา หรือแก้ไขได้
• OCR Suspects: ตรวจสอบและแก้ไขข้อความที่อาจถูกแปลงผิดพลาดจากกระบวนการ OCR ช่วยเพิ่มความแม่นยำในการแปลงเอกสาร
• Batch OCR: รองรับการทำ OCR กับหลายไฟล์พร้อมกัน ช่วยประหยัดเวลาในการแปลงเอกสารจำนวนมาก
• Searchable PDF: เปลี่ยนเอกสารที่เป็นภาพให้สามารถค้นหาข้อความภายในไฟล์ PDF ได้โดยใช้ฟังก์ชันค้นหาปกติของโปรแกรม

7. เทคนิคการแชร์เอกสาร (Share)

Foxit PDF Editor มีเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกันภายในทีม หรือการส่งเอกสารให้ลูกค้าและพาร์ทเนอร์

• Shared Review: แชร์เอกสารกับทีมงานเพื่อให้สามารถแสดงความคิดเห็นหรือให้ข้อเสนอแนะภายในเอกสารแบบเรียลไทม์
• Email Review: ส่งไฟล์ PDF ไปยังผู้ร่วมงานผ่านอีเมล โดยสามารถรับความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากผู้รับได้โดยตรง
• Cloud Integration: รองรับการจัดเก็บและแชร์เอกสารผ่านบริการ Cloud เช่น Google Drive, OneDrive และ SharePoint ทำให้สามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่
• Track Document Activity: ตรวจสอบประวัติการแก้ไขและการเข้าถึงเอกสาร เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการใช้งานอย่างถูกต้องและปลอดภัย

8. เทคนิคการรักษาความปลอดภัยเอกสาร (Security)

Foxit PDF Editor มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงหรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมถึงการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร

• Password Protection: ตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเปิดอ่านหรือแก้ไขเอกสาร
• Certificate Security: ใช้ใบรับรองดิจิทัลเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ส่งและรับประกันความถูกต้องของเอกสาร
• Redaction: ลบข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญจากเอกสารอย่างถาวร เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• Digital Signatures: เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสาร และยืนยันว่าข้อมูลไม่ได้ถูกแก้ไขหลังจากเซ็นชื่อ
• Document Encryption: เข้ารหัสไฟล์ PDF เพื่อป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิ์
• Microsoft IRM Protection: รองรับการป้องกันเอกสารด้วย Microsoft Information Rights Management (IRM) ทำให้สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้อย่างละเอียด

9. เทคนิคการใช้แม่แบบเอกสาร (Template)

Foxit PDF Editor มีฟีเจอร์สำหรับสร้างและใช้ Template ซึ่งช่วยให้การทำงานกับเอกสาร PDF มีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการมาตรฐานของเอกสารที่สม่ำเสมอ

• Create Custom Templates: สร้างแม่แบบเอกสารที่สามารถนำไปใช้ซ้ำได้ ช่วยลดเวลาในการจัดทำเอกสารที่มีโครงสร้างคล้ายกัน
• Predefined Templates: มีแม่แบบสำเร็จรูปให้เลือกใช้ เช่น แบบฟอร์มข้อตกลง สัญญา หรือรายงาน เพื่อช่วยให้สามารถสร้างเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
• Template Fields: เพิ่มช่องข้อมูลที่สามารถกรอกได้ในแม่แบบ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือวันที่ ทำให้การกรอกข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดายและแม่นยำ
• Batch Template Application: ใช้แม่แบบเอกสารกับไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สรุป

Foxit PDF Editor เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถรอบด้านสำหรับการจัดการเอกสาร PDF ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขเอกสาร การแปลงไฟล์ การเพิ่มความปลอดภัย หรือการทำงานร่วมกันกับผู้อื่น เทคนิคที่แนะนำในบทความนี้จะช่วยให้คุณสามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและเพิ่มความสะดวกสบายในการจัดการไฟล์ PDF ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้งานทั่วไป นักศึกษา หรือองค์กรที่ต้องการโซลูชันสำหรับเอกสาร PDF ที่มีประสิทธิภาพและง่ายต่อการใช้งาน

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม

บริษัท M 365 ตัวแทนจำหน่ายโปรแกรม Foxit PDF Editor ลิขสิทธิ์แท้ ออกใบกำกับภาษีได้ ราคาดีที่สุดสำหรับองค์กร

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

Tel: 021198405

Line: @M365th

Email: Sales@m365.co.th