Microsoft 365 Copilot คืออะไร ใช้ยังไง: คู่มือฉบับ “คนฉลาดเลือก” เพื่อการทำงานยุคใหม่

Microsoft 365 Copilot คืออะไร ใช้ยังไง: คู่มือฉบับ “คนฉลาดเลือก” เพื่อการทำงานยุคใหม่

เมื่อ AI กลายเป็นสิ่งที่องค์กร “ต้องมี” ไม่ใช่แค่“ควรมี”ในยุคที่เทคโนโลยีกำลังก้าวกระโดดอย่างไม่หยุดยั้ง การปรับตัวขององค์กรไม่ใช่เรื่องทางเลือกอีกต่อไป หากแต่กลายเป็น ‘ความอยู่รอด’ และปัจจัยแข่งขันสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปี 2025 ซึ่งโลกธุรกิจกำลังขับเคลื่อนไปด้วย Artificial Intelligence (AI) องค์กรทุกขนาดต่างเผชิญกับข้อมูลมหาศาล (Big Data) ต้องบริหารจัดการ ต่อยอด และวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ฉับไว เข้าถึงหัวใจของคู่ค้า และเอื้อให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่ง

ในกระแสเปลี่ยนผ่านอันรวดเร็วนี้ Microsoft ในฐานะหนึ่งในผู้นำด้านเทคโนโลยีระดับโลก ได้พัฒนา “จักรวาล AI” ขึ้นมาเพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ หนึ่งในหัวใจสำคัญของ Microsoft AI ก็คือ Copilot ซึ่งเป็น “ผู้ช่วยอัจฉริยะ” ที่ผนวกรวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ของ Microsoft หลายตัว ในบทความนี้เราจะเจาะลึก “Microsoft 365 Copilot คืออะไร ใช้ยังไง” เพื่อให้ผู้อ่าน โดยเฉพาะคนที่ต้องการเข้าใจเกี่ยวกับ Copilot สามารถทำความรู้จักและเลือกโซลูชันที่เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรของตนได้สบายๆ

Microsoft 365 Copilot คืออะไร?

Microsoft 365 Copilot คือโซลูชัน AI ที่ผสานเข้ากับแอปพื้นฐานของ Microsoft Office 365 (ปัจจุบันใช้ชื่อ Microsoft 365) เพื่อทำหน้าที่เป็น “ผู้ช่วยอัจฉริยะ” ให้กับผู้ใช้งานในทุกมิติ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การสร้างเอกสาร การประชุม การเก็บข้อมูล และการทำงานร่วมกันในทีม
จุดเด่นของ Copilot คือ “ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องสลับหน้าจอไปมา” เพราะ Copilot จะฝังตัวอยู่ภายในแต่ละแอป และสามารถดึงข้อมูลจากระบบอื่นใน Microsoft 365 มาวิเคราะห์และประมวลผลได้แบบอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาทำงานซ้ำซ้อน และกระตุ้นให้ผู้ใช้สามารถโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

1.ความแตกต่างระหว่าง “Copilot Chat (Free)” และ “Copilot for Business/Enterprise”

• Microsoft 365 Copilot Chat (Free):
  • รุ่นเบื้องต้น เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการทดลองความสามารถ AI ในการสนทนา (Chat) แบบพื้นฐาน
• Microsoft 365 Copilot for Business/Enterprise:
  • เหมาะกับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ ที่ต้องการฟีเจอร์เฉพาะทางเพื่อสนับสนุนการทำงานแบบครอบคลุม

2.Microsoft Copilot Studio: สร้าง “ปลั๊กอิน” ของตัวเอง

สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับแต่งหรือพัฒนา Copilot ให้ตรงกระบวนการเฉพาะทาง สามารถใช้ Microsoft Copilot Studio ซึ่งเปิดโอกาสให้นักพัฒนา (Developer) ในองค์กรสร้างปลั๊กอินหรือโมดูลเพิ่มเติมได้ เช่น การเชื่อม Copilot กับระบบ ERP หรือ CRM ภายใน เพิ่มเทมเพลตการรายงานตามสไตล์ของบริษัท เพื่อให้ AI ตอบสนองความต้องการได้อย่างแม่นยำ

3.Microsoft 365 Copilot สำหรับสายงานเฉพาะ (Sales, Service, Finance)

• ฝ่ายขาย (Sales): Copilot จะวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า ช่วยทำรายงานการขาย แนะนำการเข้าหาลูกค้าให้เป็นระบบมากขึ้น
• ฝ่ายบริการ (Service): ใช้ Copilot สรุปเคสปัญหาจากลูกค้า ตอบกลับอัตโนมัติอย่างเป็นมาตรฐาน ช่วยให้เวลาตอบสนองสั้นลง
• ฝ่ายการเงิน (Finance): นำ Copilot ไปวิเคราะห์รายรับรายจ่าย กระแสเงินสด หรือตรวจสอบความผิดปกติของตัวเลขได้อย่างรวดเร็ว

ใช้ยังไง? เจาะลึกการทำงานของ Copilot ในแอป Microsoft 365

ในองค์กรทั่วไป มักใช้งาน Microsoft Office 365 (หรือ Microsoft 365) เป็นหลัก ซึ่ง Copilot ได้ถูกฝังลงไปในแต่ละแอป ตามการอัพเดตต้นปี 2025 ที่ผ่านมา มีความสามารถหลัก ๆ ดังนี้

1. Microsoft Outlook: สรุปอีเมลและจัดการตาราง

• สรุปเนื้อหาอีเมล: หากคุณได้รับอีเมลยาว ๆ เป็นจำนวนมาก Copilot จะช่วยอ่านและจับประเด็นสำคัญให้เมื่ีอเรียกใช้ เพื่อประหยัดเวลาในการอ่าน
• แนะนำการตอบกลับ: Copilot สร้างร่างอีเมลตอบกลับ (Reply) ที่สอดคล้องกับบริบท ช่วยประหยัดแรงและลดความผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์
• บริหารตารางนัดหมาย: สามารถวิเคราะห์ตารางว่างของคุณและเพื่อนร่วมงาน แล้วเสนอช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม

2.Microsoft Word: ปรับแก้ภาษาและจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ

• ปรับปรุงสำนวนภาษา: ตรวจสอบไวยากรณ์ แก้ไขคำผิด ปรับโทนให้เหมาะสมกับงานทางการหรืองานทั่วไป
• เลือกดีไซน์เอกสาร: แนะนำเทมเพลตการจัดหน้า จัด Heading และส่วนต่าง ๆ ให้สวยงาม

3.Microsoft PowerPoint: ช่วยจัดเลย์เอาต์และใส่ภาพให้สวยงาม

• ออกแบบสไลด์เร็วขึ้น: Copilot ช่วยวางโครงร่างสไลด์ เลือกฟอนต์ สี และองค์ประกอบกราฟิก
• แนะนำเนื้อหา: หากมีข้อมูลเท็กซ์และต้องการเปลี่ยนเป็นสไลด์ที่เข้าใจง่าย Copilot จะวิเคราะห์และย่อยข้อมูลเป็นหัวข้อย่อย พร้อมใส่ภาพหรือไอคอน
• ตกแต่ง Transition หรือ Animation: แนะนำการเคลื่อนไหวบนสไลด์ ไม่ให้มากหรือน้อยเกินไป

4.Microsoft Teams: สรุปประเด็นประชุมและติดตามงาน

• สรุปประเด็นในการประชุม (Meeting Summary): หากมีการบันทึกการประชุม Copilot จะช่วยสกัดสิ่งสำคัญ เช่น ข้อสรุปการตัดสินใจ หรือ Action Items ที่ต้องทำต่อ
• จดบันทึกอัตโนมัติ (Minutes of Meeting): ไม่ต้องเสียเวลาจดเอง Copilot จะดึงประเด็นและจับใจความออกมาให้
• วางแผนประชุมถัดไป: ช่วยเสนอหัวข้อของการประชุมครั้งต่อไป รวมถึงกำหนดการที่เหมาะสม

5.Microsoft Excel: วิเคราะห์ข้อมูลและสร้างกราฟ

• คำนวณสูตร: แนะนำสูตร (Formula) ที่เหมาะสมกับงาน เช่น การสรุปยอดขาย ผลรวม รายละเอียดเฉพาะเจาะจง
• สรุปแนวโน้ม (Trend): ดูทิศทางของตัวเลข คาดการณ์ผลลัพธ์ล่วงหน้าได้อย่างคร่าว ๆ
• สร้างกราฟสวย ๆ: ให้ Copilot เลือกประเภทกราฟที่สื่อสารได้ดีที่สุด และใส่ Labels อัตโนมัติ

6. Microsoft OneNote: คลังความรู้ที่ค้นหาได้ทันที

• ค้นหาข้อมูลสำคัญในบันทึกจำนวนมาก: Copilot ช่วยร่นเวลาการอ่านเอกสารยาว ๆ ใน OneNote
• เชื่อมโยงกับเอกสารอื่น: สามารถเสนอให้เปิดเอกสาร Word หรือ PowerPoint ที่เกี่ยวข้องได้ทันทีหากมีการอ้างอิง

7. Microsoft OneDrive: ค้นหาและจัดการไฟล์บนคลาวด์

• ค้นหาไฟล์ตามบริบท: ระบุ keyword หรือคำสั่งในรูปประโยค Copilot ก็จะหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องบน OneDrive ได้อย่างเร็ว
• จัดหมวดหมู่ไฟล์: หากต้องการระบบโฟลเดอร์ที่เป็นระเบียบ สามารถให้ Copilot วิเคราะห์และเสนอแนวทางจัดเก็บ

8. Microsoft Loop: สร้างและแก้ไขเนื้อหาร่วมกัน

• Real-Time Collaboration: ให้ทีมงานหลายคนช่วยกันเขียนเนื้อหาใน Loop ได้พร้อมกัน
• AI ช่วยระดมความคิด: หากติดไอเดีย สามารถให้ Copilot แนะนำแนวคิดใหม่ ๆ หรือสรุปไอเดียที่มีอยู่

9. Microsoft Whiteboard: ระดมสมองแบบดิจิทัล

• จัดระเบียบ Mind Map: Copilot แปลงข้อความจากการระดมความคิด เป็นโครงสร้างที่เรียบร้อย
• แนะนำเพิ่มเติม: อาจเสนอภาพ ไอคอน หรือตัวอย่างการประยุกต์ใช้เพื่อกระตุ้นให้การสนทนาต่อยอดได้ดีขึ้น

10.Microsoft Planner: บริหารจัดการงานและโครงการ

• วิเคราะห์งาน (Task Analysis): ดูว่างานไหนล่าช้า ใครรับผิดชอบอะไร เสนอให้ปรับทรัพยากรหรือกำหนดเวลาที่เหมาะสม
• ติดตามความคืบหน้า: สรุปสถานะของโครงการ ชี้ให้เห็นจุดคอขวดหรืออุปสรรค

11. Microsoft SharePoint: ศูนย์กลางข้อมูลองค์กร

• สรุปเนื้อหาในอินทราเน็ต: SharePoint มักใช้เผยแพร่ข้อมูลหรือประกาศภายใน Copilot ช่วยดึงประเด็นสำคัญออกมา
• ค้นหาเอกสาร: ด้วยภาษาธรรมชาติ เช่น “เอกสารแนวทางการขายปี 2024” ก็จะค้นหามาให้เลย

12.Microsoft Stream: จัดเก็บและวิเคราะห์วิดีโอ

• สรุปวิดีโอ: ถ้าองค์กรมีวิดีโออบรมสัมมนายาว ๆ Copilot จะช่วยสรุปเนื้อหาให้ผู้ใช้อ่านก่อนตัดสินใจดูฉบับเต็ม
• เน้นย้ำประเด็นสำคัญ: ระบุได้ว่าช่วงนาทีไหนพูดถึงประเด็นอะไร เพื่อประหยัดเวลาการไล่ดูทั้งหมด

13. Microsoft Viva: ดูแลและพัฒนาบุคลากร

• วิเคราะห์ความพึงพอใจ: Copilot ช่วยรวบรวมผลสำรวจต่าง ๆ ของพนักงาน แล้วสรุปประเด็นที่ต้องปรับปรุง
• แนะนำโปรแกรมพัฒนาทักษะ: หากพบว่าพนักงานขาดทักษะบางด้าน Copilot อาจแนะนำคอร์สหรือแหล่งเรียนรู้ภายในองค์กร

คนฉลาดเลือก – จะรู้ได้อย่างไรว่า Copilot ตอบโจทย์?

ปัจจัยสำคัญในการเลือกใช้ Microsoft 365 Copilot สำหรับ “คนฉลาดเลือก” มีด้วยกันหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ, เป้าหมายองค์กร, รูปแบบการทำงาน, และบริบทของพนักงาน ดังนี้

1. เป้าหมายการใช้งาน
   • องค์กรต้องการลดเวลางานด้านเอกสาร/อีเมลอย่างเดียว หรือเน้นการประชุม วิเคราะห์ข้อมูล และทำงานร่วมกันเป็นหลัก
   • หากโฟกัสแค่การสื่อสารและตอบอีเมล Copilot Chat (Free) อาจเพียงพอ แต่ถ้าต้องการ Integration แบบ End-to-End ควรพิจารณา Copilot for Business/Enterprise
2. มูลค่าเพิ่ม (ROI)
   • ลองเทียบว่าค่าบริการเท่าไร เทียบกับเวลาที่ประหยัดได้หรือคุณค่าที่เพิ่มเติมขึ้น
   • หากทั้งฝ่าย IT, HR, การเงิน, การตลาด นำไปใช้ร่วมกัน ผลรวมของเวลาที่องค์กรประหยัดได้จะสูง
3. ความพร้อมของบุคลากร
   • บุคลากรในองค์กรคุ้นเคยกับ Microsoft 365 แค่ไหน?
   • มีแผนรองรับการอบรม (Training) หรือไม่? โดยเฉพาะหากใช้ Copilot ในระดับลึก เช่น Microsoft Copilot Studio
4. นโยบายด้านความปลอดภัย
   • ต้องการการปกป้องระดับไหน? หากข้อมูลมีความอ่อนไหวมาก อาจต้องใช้ Microsoft Security Copilot ควบคู่กันเพื่อป้องกันภัยคุกคามไซเบอร์
5. การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
   • การนำ AI เข้ามาอาจเกิดการต่อต้านหรือกังวลจากพนักงาน เพราะกลัวถูกแทนที่
   • ผู้บริหารควรสื่อสารอย่างชัดเจนว่า Copilot เป็น “ผู้ช่วย” ไม่ได้มาแทนมนุษย์

แนวทางการใช้งาน Copilot แบบเจาะลึกสำหรับ “คนฉลาดเลือก”

หากองค์กรตั้งใจจริงในการนำ AI เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน จำเป็นต้องเข้าใจมุมมองเชิงลึกของ Copilot ใน Microsoft 365 ดังนี้

1. การเตรียมความพร้อมภายในองค์กร
   • อัปเดตหรือเชื่อมโยงระบบ: ตรวจสอบว่าเวอร์ชันของ Microsoft 365 ที่ใช้รองรับ Copilot หรือไม่
   • กำหนดสิทธิ์เข้าถึง: วางกฎเกณฑ์ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง เพราะ Copilot จะดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง
   • ผนวก Copilot ในกระบวนการทำงาน: ไม่ว่าจะเป็นการขออนุมัติ, การทำรายงาน, หรือการสรุปประชุม ควรระบุขั้นตอนและบทบาทของ AI ชัดเจน
2. การจัดอบรมหรือคลาสเรียนสำหรับพนักงาน
   • สำหรับฝ่าย IT: เรียนรู้การปรับแต่ง Copilot, การเชื่อมต่อระบบ และการบริหารจัดการ License
   • สำหรับฝ่าย HR: เรียนรู้วิธีใช้ Copilot ในการคัดกรองเอกสารพนักงาน วิเคราะห์ข้อมูลการประเมินผลงาน สร้างรายงานสรุปได้อย่างรวดเร็ว
   • สำหรับพนักงานไป: เข้าใจฟีเจอร์หลักใน Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive ฯลฯ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพงานประจำ
3. กระบวนการติดตามผล (Monitoring & Evaluation
   • ตัวชี้วัด (KPI): กำหนดว่าจะวัดผลจากอะไร เช่น เวลาที่ลดลงในการตอบอีเมล, ความพึงพอใจของลูกค้า, คุณภาพของรายงานที่สร้างออกมา
   • Feedback Loop: รับฟังความเห็นจากผู้ใช้เป็นระยะ เพื่อนำไปปรับการใช้งาน Copilot หรือปรับปรุงการตั้งค่าต่าง ๆ
   • Continuous Improvement: AI จะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อผู้ใช้งานป้อนข้อมูลและฝึกฝนให้ถูกต้อง องค์กรจึงควรวางแผนเสมอว่า “เราจะปรับปรุง Copilot อย่างไรในไตรมาสหน้า?”

ประโยชน์ที่จับต้องได้ของ Microsoft 365 Copilot ในมุมองค์กร

1. ลดภาระงานซ้ำซ้อนและความผิดพลาด

Copilot สามารถสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลปริมาณมากได้โดยไม่เหน็ดเหนื่อย จึงลดโอกาสที่มนุษย์จะทำผิดพลาดเมื่อเจอเอกสารหรือตัวเลขจำนวนมหาศาล

ตัวอย่างเช่น

• ทีม HR: แทนที่จะต้องไล่อ่านประวัติพนักงานหรือผลการประเมินทีละคน ก็ให้ Copilot สรุปเป็น Dashboard สั้น ๆ ได้
• ทีมการเงิน: ไม่ต้องนั่งคำนวณสูตร Excel หลายสิบแผ่นงาน Copilot จะเสนอสูตรและสร้างกราฟให้อัตโนมัติ

2.เสริมสร้างวัฒนธรรม Data-Driven ในองค์กร

เมื่อการวิเคราะห์ข้อมูลกลายเป็นเรื่องง่าย พนักงานจะกล้านำข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจ และ Copilot ก็จะคอยชี้แนะหรือแนะนำแง่มุมใหม่ที่อาจไม่เคยมองมาก่อน

3.เพิ่มเวลาให้กับงานเชิงกลยุทธ์และนวัตกรรม

งานที่เคยกินเวลาหลายชั่วโมง เช่น การสร้างรายงานสรุป การสรุปประเด็นประชุม หรือการจัดรูปแบบสไลด์ จะลดเหลือไม่กี่นาที ทำให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถหันไปโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์หรืองานนวัตกรรมได้มากขึ้น

4. สร้างความรวดเร็ว (Speed) และคล่องตัว (Agility)

การปรับเปลี่ยนหรืออัปเดตเนื้อหาในเอกสารหรือการนำเสนอกลางคัน กลายเป็นเรื่องง่ายและทันที:

• หากต้องสรุปผลกระทบจากข่าวธุรกิจด่วน ก็ให้ Copilot ดึงข้อมูลใน SharePoint หรือ OneDrive มาประกอบ และทำ PowerPoint ได้ภายในเวลาอันสั้น

ขยายความเชื่อมโยงกับ “Microsoft Developer” และ “Microsoft Security”

แม้บทความนี้จะเน้นไปที่ Microsoft 365 Copilot เป็นหลัก แต่เพื่อให้ผู้อ่านมองเห็นภาพรวมกว้าง ๆ ในการวางกลยุทธ์ AI ในองค์กร จึงขอกล่าวเสริมถึงอีก 2 กลุ่ม AI ของ Microsoft สั้น ๆ ดังนี้

Microsoft Developer:

• GitHub Copilot: ผู้ช่วย AI ในการเขียนโค้ด ช่วยให้ Developer ลดเวลาเขียนโค้ดที่ซ้ำซาก และโฟกัสงานออกแบบสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์
• Copilot in Microsoft Fabric: ช่วยวิเคราะห์และรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เพื่อสร้าง Data Analytics ที่ปลายทาง
• Azure AI Foundry: แพลตฟอร์มสร้างโซลูชัน AI แบบ Custom หรือเฉพาะทาง ให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กร

Microsoft Security:

• Microsoft Security Copilot: ผู้ช่วยตรวจจับและป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ ช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงจากการโจมตี หรือเสียหายจากข้อมูลรั่วไหล

หากองค์กรมีโครงการด้านนวัตกรรมต่อยอดหรือกังวลปัญหาด้านความปลอดภัยมากเป็นพิเศษ ก็สามารถบูรณาการ Microsoft 365 Copilot เข้ากับสองกลุ่มนี้ได้ เพื่อให้เกิดการขับเคลื่อน AI แบบองค์รวม

ตัวอย่างสถานการณ์ใช้งาน Microsoft 365 Copilot ในองค์กร

1. ฝ่าย IT: เตรียมความพร้อมระบบและวางโครงสร้าง
   • ดูแลการติดตั้งและอัปเดต License: ให้พนักงานที่จำเป็นเข้าถึง Copilot ได้
   • จัดทำคู่มือใช้งาน: เพื่อให้พนักงานทั่วไปเข้าใจวิธีเรียกใช้ Copilot บน Word, Excel, Teams ฯลฯ
   • ต่อยอดการพัฒนา: หากองค์กรมี DevOps หรือ CI/CD Pipeline ฝ่าย IT อาจศึกษาเพิ่มเติมในการเชื่อม Copilot Studio
2. ฝ่าย HR: จัดคลาสเรียนและอบรมการใช้งาน
   • จัดอบรมภายใน: แนะนำให้พนักงานรู้จักความสามารถของ Copilot
   • สร้างมาตรฐานการใช้งาน: เช่น การใช้งาน AI ให้ถูกจริยธรรม ไม่ละเมิดข้อมูลส่วนตัว และไม่ทิ้งหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพงานด้วยตัวเอง
3. ฝ่ายการตลาด(Marketing): ตอบอีเมล สรุปรายงาน ติดตามกระแส
   • สรุป Campaign ที่ประสบความสำเร็จ: Copilot ดึงข้อมูลจาก Excel หรือ PowerPoint แล้วสรุปเป็น Infographic
   • ติดตาม Social Listening: หากข้อมูลเบื้องต้นอยู่ใน SharePoint หรือ OneNote ก็สั่งให้ Copilot สร้างสไลด์วิเคราะห์เทรนด์ในตลาดได้
4. ฝ่ายการเงิน (Finance): ประเมินตัวเลขและคาดการณ์
   • วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย (Expense): Copilot เสนอกราฟเทียบรายได้-รายจ่ายแบบละเอียด เพื่อช่วยวางแผนการเงิน
   • ตรวจสอบความผิดปกติ: หากมีตัวเลขผิดปกติ Copilot จะส่งสัญญาณให้ทีมการเงินตรวจสอบอย่างละเอียด
5. ฝ่ายบริหาร(C-Level) หรือผู้บริหารระดับสูง
   • สรุปข้อมูลภาพรวมองค์กร: ไม่ต้องเสียเวลาประชุมหลายรอบ Copilot จะรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกแล้วสรุปแนวโน้มให้
   • ตัดสินใจบนฐานข้อมูล (Data-Driven): ตอบโจทย์การแข่งขัน และทำให้องค์กรปรับตัวได้ไวเมื่อเจอวิกฤต

 “คนฉลาดเลือก” กับเคล็ดลับการปรับตัวรับ Copilot ในองค์กร

1. สื่อสารกับทีมงานอย่างโปร่งใส
   • อธิบายบทบาทของ AI: บอกให้ชัดว่า Copilot มาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ไม่ได้มาแทนที่คน
   • ฟัง Feedback: เปิดพื้นที่ให้ผู้ใช้งานทุกระดับเล่าปัญหาและไอเดียในการปรับปรุงการใช้ Copilot
2. เริ่มจากโครงการนำร่อง (Pilot Project)
   • เลือกหน่วยงานหรือทีมที่พร้อม: เช่น ทีม Marketing หรือ HR ที่เจองานปริมาณมาก
   • เก็บข้อมูลผลลัพธ์: วัดผลเทียบก่อน-หลังใช้งาน Copilot เพื่อดูว่ามีการประหยัดเวลาและต้นทุนจริงหรือไม่
3. วางแผนขยายการใช้งานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน
   • หลังโครงการนำร่องประสบความสำเร็จ: วางแผนขยายไปยังแผนกอื่น หรือปรับใช้ฟีเจอร์ที่ลึกขึ้น เช่น Copilot Studio
   • ติดตามเทรนด์ AI ใหม่ ๆ: เพราะเทคโนโลยีนี้พัฒนาเร็ว ควรอัปเดตข่าวสารจาก Microsoft เป็นระยะ
4. จัดทำ“AI Governance” ภายในองค์กร
   • กำหนดนโยบายใช้งาน AI: เพื่อให้เกิดมาตรฐานเรื่องความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และจริยธรรม (Ethical AI)
   • จัดตั้งคณะทำงาน AI: มีตัวแทนจากแต่ละแผนก คอยประสานงานเพื่อให้กระบวนการปรับใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุปส่งท้าย: เปิดประตูสู่โลกการทำงานที่ดีกว่าด้วย Microsoft 365 Copilot

“Microsoft 365 Copilot คืออะไร ใช้ยังไง” คำตอบสั้น ๆ อาจบอกได้ว่า “Copilot คือ AI ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ฝังลงไปในชุดโปรแกรม Microsoft 365 เพื่อให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น ฉลาดขึ้น และเป็นระบบมากขึ้น” แต่ถ้าจะให้ลงลึก Copilot คือจุดเปลี่ยนที่ทำให้องค์กรเดินหน้าสู่ยุค 2025 ได้อย่างมั่นใจ ซึ่งเป็นยุคที่ทุกสิ่งหมุนเวียนรวดเร็ว องค์กรต้องพร้อมรับมือข้อมูลมหาศาลและความคาดหวังที่หลากหลายจากผู้เกี่ยวข้อง

1. มุมมองเชิงกลยุทธ์: Copilot เปิดโอกาสให้องค์กรทำงานแบบ Data-Driven และ Collaboration-Driven ได้อย่างลงตัว
2. มุมมองเชิงปฏิบัติ: คุณไม่ต้องเสียเวลาจัดการงานเอกสารหรือตัวเลขซ้ำซ้อนอีกต่อไป
3. มุมมองด้านพัฒนาองค์กร: การจัดอบรมเพื่อให้พนักงานใช้ Copilot อย่างมีประสิทธิภาพ จะเป็นกุญแจสู่นวัตกรรมในระยะยาว
4. มุมมองความปลอดภัย: หากกังวลเรื่องภัยไซเบอร์ ก็ยังมี Microsoft Security Copilot เป็นตัวเสริมการป้องกัน
   

ท้ายที่สุดแล้ว “คนฉลาดเลือก” คือคนที่รู้จักประเมินความต้องการขององค์กรและบุคลากร ก่อนจะเลือกลงทุนและปรับใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสม ซึ่ง Microsoft 365 Copilot ถือเป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ที่สามารถยกระดับการทำงานประจำวันไปสู่การทำงานแห่งอนาคตได้อย่างแท้จริง

ตัวอย่างสถานการณ์ใช้งาน Microsoft 365 Copilot ในองค์กร

1. ฝ่าย IT: เตรียมความพร้อมระบบและวางโครงสร้าง
   • ดูแลการติดตั้งและอัปเดต License: ให้พนักงานที่จำเป็นเข้าถึง Copilot ได้
   • จัดทำคู่มือใช้งาน: เพื่อให้พนักงานทั่วไปเข้าใจวิธีเรียกใช้ Copilot บน Word, Excel, Teams ฯลฯ
   • ต่อยอดการพัฒนา: หากองค์กรมี DevOps หรือ CI/CD Pipeline ฝ่าย IT อาจศึกษาเพิ่มเติมในการเชื่อม Copilot Studio
2. ฝ่าย HR: จัดคลาสเรียนและอบรมการใช้งาน
   • จัดอบรมภายใน: แนะนำให้พนักงานรู้จักความสามารถของ Copilot
   • สร้างมาตรฐานการใช้งาน: เช่น การใช้งาน AI ให้ถูกจริยธรรม ไม่ละเมิดข้อมูลส่วนตัว และไม่ทิ้งหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพงานด้วยตัวเอง
3. ฝ่ายการตลาด(Marketing): ตอบอีเมล สรุปรายงาน ติดตามกระแส
   • สรุป Campaign ที่ประสบความสำเร็จ: Copilot ดึงข้อมูลจาก Excel หรือ PowerPoint แล้วสรุปเป็น Infographic
   • ติดตาม Social Listening: หากข้อมูลเบื้องต้นอยู่ใน SharePoint หรือ OneNote ก็สั่งให้ Copilot สร้างสไลด์วิเคราะห์เทรนด์ในตลาดได้
4. ฝ่ายการเงิน (Finance): ประเมินตัวเลขและคาดการณ์
   • วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย (Expense): Copilot เสนอกราฟเทียบรายได้-รายจ่ายแบบละเอียด เพื่อช่วยวางแผนการเงิน
   • ตรวจสอบความผิดปกติ: หากมีตัวเลขผิดปกติ Copilot จะส่งสัญญาณให้ทีมการเงินตรวจสอบอย่างละเอียด
5. ฝ่ายบริหาร(C-Level) หรือผู้บริหารระดับสูง
   • สรุปข้อมูลภาพรวมองค์กร: ไม่ต้องเสียเวลาประชุมหลายรอบ Copilot จะรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกแล้วสรุปแนวโน้มให้
   • ตัดสินใจบนฐานข้อมูล (Data-Driven): ตอบโจทย์การแข่งขัน และทำให้องค์กรปรับตัวได้ไวเมื่อเจอวิกฤต

 “คนฉลาดเลือก” กับเคล็ดลับการปรับตัวรับ Copilot ในองค์กร

1. สื่อสารกับทีมงานอย่างโปร่งใส
   • อธิบายบทบาทของ AI: บอกให้ชัดว่า Copilot มาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ไม่ได้มาแทนที่คน
   • ฟัง Feedback: เปิดพื้นที่ให้ผู้ใช้งานทุกระดับเล่าปัญหาและไอเดียในการปรับปรุงการใช้ Copilot
2. เริ่มจากโครงการนำร่อง (Pilot Project)
   • เลือกหน่วยงานหรือทีมที่พร้อม: เช่น ทีม Marketing หรือ HR ที่เจองานปริมาณมาก
   • เก็บข้อมูลผลลัพธ์: วัดผลเทียบก่อน-หลังใช้งาน Copilot เพื่อดูว่ามีการประหยัดเวลาและต้นทุนจริงหรือไม่
3. วางแผนขยายการใช้งานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน
   • หลังโครงการนำร่องประสบความสำเร็จ: วางแผนขยายไปยังแผนกอื่น หรือปรับใช้ฟีเจอร์ที่ลึกขึ้น เช่น Copilot Studio
   • ติดตามเทรนด์ AI ใหม่ ๆ: เพราะเทคโนโลยีนี้พัฒนาเร็ว ควรอัปเดตข่าวสารจาก Microsoft เป็นระยะ
4. จัดทำ“AI Governance” ภายในองค์กร
   • กำหนดนโยบายใช้งาน AI: เพื่อให้เกิดมาตรฐานเรื่องความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และจริยธรรม (Ethical AI)
   • จัดตั้งคณะทำงาน AI: มีตัวแทนจากแต่ละแผนก คอยประสานงานเพื่อให้กระบวนการปรับใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุปส่งท้าย: เปิดประตูสู่โลกการทำงานที่ดีกว่าด้วย Microsoft 365 Copilot

“Microsoft 365 Copilot คืออะไร ใช้ยังไง” คำตอบสั้น ๆ อาจบอกได้ว่า “Copilot คือ AI ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ฝังลงไปในชุดโปรแกรม Microsoft 365 เพื่อให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น ฉลาดขึ้น และเป็นระบบมากขึ้น” แต่ถ้าจะให้ลงลึก Copilot คือจุดเปลี่ยนที่ทำให้องค์กรเดินหน้าสู่ยุค 2025 ได้อย่างมั่นใจ ซึ่งเป็นยุคที่ทุกสิ่งหมุนเวียนรวดเร็ว องค์กรต้องพร้อมรับมือข้อมูลมหาศาลและความคาดหวังที่หลากหลายจากผู้เกี่ยวข้อง

1. มุมมองเชิงกลยุทธ์: Copilot เปิดโอกาสให้องค์กรทำงานแบบ Data-Driven และ Collaboration-Driven ได้อย่างลงตัว
2. มุมมองเชิงปฏิบัติ: คุณไม่ต้องเสียเวลาจัดการงานเอกสารหรือตัวเลขซ้ำซ้อนอีกต่อไป
3. มุมมองด้านพัฒนาองค์กร: การจัดอบรมเพื่อให้พนักงานใช้ Copilot อย่างมีประสิทธิภาพ จะเป็นกุญแจสู่นวัตกรรมในระยะยาว
4. มุมมองความปลอดภัย: หากกังวลเรื่องภัยไซเบอร์ ก็ยังมี Microsoft Security Copilot เป็นตัวเสริมการป้องกัน

ท้ายที่สุดแล้ว “คนฉลาดเลือก” คือคนที่รู้จักประเมินความต้องการขององค์กรและบุคลากร ก่อนจะเลือกลงทุนและปรับใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสม ซึ่ง Microsoft 365 Copilot ถือเป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ที่สามารถยกระดับการทำงานประจำวันไปสู่การทำงานแห่งอนาคตได้อย่างแท้จริง

ดังนั้น อย่ารอช้า ถ้าบริษัทของคุณมี Microsoft 365 อยู่แล้ว การเลือกซื้อ Copilot License หรือการลงทะเบียนคอร์สเรียนต่าง ๆ ที่จะช่วยให้คุณและทีมงานใช้ประโยชน์จาก Copilot ได้ครอบคลุมทุกแอป คือก้าวสำคัญในการพาองค์กรก้าวสู่ยุคดิจิทัลอย่างมั่นคงและแข็งแกร่ง

“Copilot อาจเป็นเพียง AI เครื่องมือหนึ่ง แต่ถ้าคุณรู้จักใช้ คุณจะกลายเป็นคนฉลาดเลือก ที่เปิดประตูให้กับอนาคตการทำงานที่ไร้ขีดจำกัด”

แนะนำหลักสูตร Foundation Microsoft 365 Copilot

สนใจสมัครอบรม/ดูรายละเอียดหลักสูตร:
https://training.m365.co.th/training-course/generative-ai/foundation-microsoft-365-copilot/

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
Tel: 021198405
Line: @M365th
Email: Sales@m365.co.th

Reference :
https://adoption.microsoft.com/th-th/copilot/
https://support.microsoft.com/th-th/copilot-skilling
https://adoption.microsoft.com/th-th/copilot-scenario-library/