แนวทางลดการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นใน Microsoft Forms

การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นเรื่องที่สำคัญและไม่อาจมองข้ามได้ โดยเฉพาะในการจัดเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มออนไลน์ เช่น Microsoft Forms หากไม่มีการจัดการอย่างเหมาะสม อาจนำไปสู่การละเมิดสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ และอาจขัดต่อกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เช่น PDPA หรือ GDPR ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความรับผิดชอบทางกฎหมายและภาระค่าใช้จ่ายที่สูงสำหรับองค์กร

การไม่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น หมายถึง การเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินงานหรือการให้บริการเท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็น ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการละเมิดสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวและก่อให้เกิดความเสี่ยงในด้านการจัดการข้อมูล

ใน Microsoft Forms สามารถปฏิบัติตามหลักการนี้ได้โดยการออกแบบแบบสอบถามและฟอร์มที่ไม่ต้องการข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น และใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่สนับสนุนการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล เช่น การตั้งค่าการตอบกลับแบบไม่ระบุตัวตน เป็นต้น

การปฏิบัติตามหลักการไม่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นไม่เพียงแต่ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ แต่ยังสร้างความเชื่อมั่นและความไว้วางใจในองค์กรหรือบริการของเราอีกด้วย

วิธีปฏิบัติใน Microsoft Forms

เพื่อให้การใช้ Microsoft Forms สอดคล้องกับหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล สามารถปฏิบัติตามแนวทางต่อไปนี้:

1.การจำกัดการเก็บข้อมูล

• เน้นการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เช่น การขอเฉพาะชื่อและอีเมลในการลงทะเบียน
• หลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น เลขประจำตัวประชาชนหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างข้อมูลที่ละเอียดอ่อน (ควรหลีกเลี่ยงการเก็บโดยไม่จำเป็น):

• เลขประจำตัวประชาชน – ข้อมูลที่มีความสำคัญสูงและไม่ควรถูกเก็บหากไม่มีเหตุจำเป็นในการยืนยันตัวตนระดับสูง
• หมายเลขพาสปอร์ต – ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนและใช้สำหรับการเดินทาง
• ข้อมูลบัญชีธนาคาร – ไม่ควรถูกขอหากไม่ได้เกี่ยวข้องกับการชำระเงินหรือการทำธุรกรรมทางการเงิน
• ที่อยู่บ้านส่วนตัว – ถ้าไม่จำเป็นสำหรับการจัดส่งเอกสารหรือสิ่งของ ไม่ควรขอเก็บข้อมูลนี้
• วันเดือนปีเกิด – ข้อมูลส่วนตัวที่อาจใช้ยืนยันตัวตน แต่ไม่จำเป็นเสมอในการลงทะเบียนทั่วไป

2.การใช้คำอธิบายและคำเตือน กรณีที่จำเป็นต้องระบุข้อมูลส่วนบุคคล

• เพิ่มข้อความอธิบายวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลอย่างชัดเจน

ตัวอย่าง: “ข้อมูลอีเมลของคุณจะถูกใช้เพื่อส่งลิงก์เข้าร่วมสัมมนาและอัปเดตเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องเท่านั้น จะไม่มีการแชร์ข้อมูลนี้ให้บุคคลภายนอกโดยไม่ได้รับอนุญาต”

• ใช้คำเตือนเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้ผู้ตอบเข้าใจถึงการใช้งานข้อมูล

ตัวอย่างกรณีต้องการหมายเลขบัตรประชาชนหรือข้อมูลที่สำคัญ “หากคุณกรอกหมายเลขบัตรประชาชน แสดงว่าคุณยินยอมให้ใช้ข้อมูลนี้เพื่อ [วัตถุประสงค์ เช่น การยืนยันตัวตน] และข้อมูลจะถูกเก็บรักษาตาม [นโยบายความเป็นส่วนตัว] โปรดตรวจสอบก่อนดำเนินการต่อ”

ตัวอย่างกรณีต้องการหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมลสำหรับการติดต่อ “หมายเลขโทรศัพท์ของคุณจะถูกใช้เพื่อส่งรหัสยืนยันสำหรับเข้าระบบ หากดำเนินการต่อ แสดงว่าคุณยินยอมให้เราติดต่อคุณผ่านช่องทางนี้”

ตัวอย่างกรณีเก็บข้อมูลบัญชีธนาคารเพื่อธุรกรรม “ข้อมูลบัญชีธนาคารของคุณจะถูกใช้เพื่อการคืนเงินหรือธุรกรรมทางการเงินเท่านั้น หากกรอกข้อมูลนี้ แสดงว่าคุณยินยอมให้เราดำเนินการตามเงื่อนไขของเรา โปรดอ่านรายละเอียดก่อนดำเนินการต่อ”

ตัวอย่างแบบสอบถามที่จำเป็นต้องระบข้อมูลส่วนบุคคล

• แบบสอบถามลงทะเบียนเข้าร่วมอบรมหรือกิจกรรม
• แบบสอบถามการประเมินผลการรักษาพยาบาล
• แบบสอบถามการสมัครเข้าร่วมโครงการบัตรเครดิตหรือสินเชื่อ
• แบบสอบถามการรับสมัครงาน

3.การใช้คำถามแบบไม่ระบุตัวตน (Anonymous Responses)

• แนะนำให้ใช้ฟีเจอร์ Anonymous Responses ใน Microsoft Forms สำหรับฟอร์มที่ไม่จำเป็นต้องรู้ตัวตนของผู้ตอบ เช่น แบบสอบถามความคิดเห็นทั่วไป

ตัวอย่างแบบสอบถามความคิดเห็นทัวไป ที่ไม่จำเป็นต้องระบุตัวตน

• แบบสอบถามความคิดเห็นเกี่ยวกับการบริการลูกค้า
• แบบสอบถามความพึงพอใจในงานอีเวนต์หรือการสัมมนา
• แบบสอบถามสำรวจความพึงพอใจในการใช้ผลิตภัณฑ์
• แบบสอบถามเพื่อวัดความพึงพอใจเกี่ยวกับเว็บไซต์

4.การจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงฟอร์ม

• กำหนดสิทธิ์โดยจำกัดให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในองค์กรเท่านั้นที่สามารถตอบแบบฟอร์มได้

เป็นการจำกัดผู้ตอบแบบฟอร์ม: การตั้งค่าให้เฉพาะบุคคลที่ระบุในองค์กรเท่านั้นที่สามารถตอบฟอร์มได้ จะป้องกันไม่ให้มีการเก็บข้อมูลจากบุคคลที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกับแบบฟอร์ม ทำให้ลดการเก็บข้อมูลเกินความจำเป็น

5.การตั้งค่าการลบข้อมูลอัตโนมัติ

• แนะนำให้ตั้งค่าการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหลังจากเสร็จสิ้นการใช้งานแบบฟอร์ม เพื่อป้องกันการเก็บข้อมูลไว้นานเกินความจำเป็น

Microsoft Forms ยังไม่มีฟีเจอร์ลบข้อมูลอัตโนมัติหลังการใช้งานฟอร์ม แต่คุณสามารถเข้าไปลบคำตอบได้ในไฟล์ Excel ของฟอร์มนั้นๆ ซึ่งจะอยู่ใน OneDrive ส่วนตัวของคุณ และหากต้องการเก็บสำเนาไว้ คุณสามารถส่งออกคำตอบไปยัง Excel ก่อนทำการลบ

หากคุณต้องการตั้งค่าให้ลบข้อมูลโดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาหนึ่ง คุณสามารถใช้ Power Automate เพื่อสร้างโฟลว์อัตโนมัติในการลบข้อมูลแบบฟอร์มหลังจากที่ระบุระยะเวลาที่ต้องการ

6.การตรวจสอบและการทบทวนฟอร์ม

• ตรวจสอบแบบฟอร์มก่อนเผยแพร่เพื่อลดความเสี่ยงในการเก็บข้อมูลส่วนตัวเกินความจำเป็น
• ทบทวนแบบฟอร์มและผลการเก็บข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายและนโยบายการคุ้มครองข้อมูล

บทสรุป

การลดการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นใน Microsoft Forms เป็นแนวทางที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ลดความเสี่ยงในการละเมิดสิทธิ์ความเป็นส่วนตัว และช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความไว้วางใจให้กับผู้ใช้และลูกค้า ในยุคที่ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจมากขึ้นเรื่อย ๆ

การนำหลักการเหล่านี้ไปใช้จะช่วยให้การเก็บรวบรวมข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการ และส่งเสริมการดำเนินงานที่เป็นไปตามมาตรฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูลในปัจจุบัน

แนะนำหลักสูตรอบรม

Microsoft 365 for End User Training
Microsoft SharePoint Online For Front-End
Microsoft Power Apps (Canvas App) Workshop
Microsoft Power Automate (Cloud)
Microsoft Copilot Studio (Former Power Virtual Agent)

สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

Tel: 021198405

Line: @M365th

Email: Sales@m365.co.th