การสร้างทีม (Team) และช่องทาง (Channel) ใน Microsoft Teams

Microsoft 365 เป็นชุดเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรและทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยหนึ่งในเครื่องมือสำคัญคือ Microsoft Teams ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการประชุมออนไลน์ แชท การทำงานร่วมกัน และการจัดเก็บเอกสารในที่เดียวกัน

Microsoft Teams ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ ได้ง่ายขึ้นผ่าน Teams และ Channels ปัจจุบัน Teams อาจมีการเปลี่ยนแปลงด้านสิทธิ์การใช้งาน และในบางกรณีอาจต้องซื้อแยกต่างหากจาก Microsoft 365 ขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชีที่องค์กรใช้งาน

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีสร้าง Team และ Channel พร้อมทั้งแนะนำการตั้งค่าการแจ้งเตือน การเพิ่มสมาชิกให้เป็น Owner ของ Channel และวิธีการ Post ใน channel ที่ช่วยให้คุณนำไปปรับใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทีม (Team) คืออะไร?

Team ใน Microsoft Teams เป็นกลุ่มของผู้คนที่ทำงานร่วมกันภายใต้หัวข้อหรือโปรเจคเดียวกัน เช่น ทีมงานฝ่าย HR, ทีมงานฝ่ายการตลาด หรือทีมโปรเจคเฉพาะ ทุกคนในทีมจะสามารถสื่อสาร ทำงานร่วมกัน แชร์ไฟล์ และร่วมประชุมผ่านช่องทางต่าง ๆ ที่อยู่ในทีมเดียวกันได้

ช่องทาง (Channel) คืออะไร?

Channel คือพื้นที่ภายในทีมที่ใช้สำหรับการสื่อสารหรือทำงานร่วมกันในหัวข้อเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ในทีมฝ่ายการตลาด คุณอาจสร้างช่องทางสำหรับการตลาดออนไลน์ และอีกช่องทางสำหรับการทำการวิจัยตลาด สมาชิกในทีมสามารถสนทนา แชร์ไฟล์ หรือจัดการประชุมในแต่ละช่องทางได้

จากรูปจะเห็นว่ามีหลาย team ได้แก่  Microsoft 365 Training , Marketing and Sales Group , Design and development เป็นต้น

โดย ทีม Marketing and Sales Group มี 2 Channel ได้แก่ Central และ Digital Marketing  

จากรูปเป็นตัวอย่างการ Post และ Reply ของสมาชิก ใน Channel

การสร้างทีม (Team) ใน Microsoft Teams

การสร้างทีมช่วยให้สมาชิกสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันในโปรเจคเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการสร้าง Team

1. เลือกที่ Teams ด้านซ้ายมือ
2. คลิกที่เครื่องหมาย +
3. คลิกที่ Create Team 
4. ตั้งชื่อ Team
5. เลือกประเภทของทีม
   • Private  – เฉพาะคนที่เลือกจากในองค์กรสามารถเข้าร่วมได้
   • Public  – ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าร่วมได้
   • Org wide – สมาชิกทุกคนในองค์กรจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ สำหรับตัวอย่างนี้เลือก Private
6. ตั้งชื่อ First Channel
7. คลิกที่ Create

ข้อ 8 และ 9 กรณีที่เลือกประเภททีมเป็น Private จะต้องเพิ่มสมาชิกเข้าไปใน Team นี้ด้วย

การสร้างช่องทาง (Channel) ใน Microsoft Teams

ช่องทาง (Channel) เป็นพื้นที่ที่ใช้สำหรับแบ่งหัวข้อสนทนาภายในทีม ช่วยให้การทำงานมีความเป็นระเบียบมากขึ้น

ขั้นตอนการสร้าง Channel

1. เลือกที่ Teams ด้านซ้ายมือ
2. คลิกที่เครื่องหมาย +
3. คลิกที่ Create Channel
4. เลือก Team
5. ตั้งชื่อ Channel
6. เลือกประเภท Channel
   • Standard – ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้
   • Shared – ใช้สำหรับแชร์ช่องทางกับผู้ใช้งานภายนอกทีม
   • Private – เฉพาะสมาชิกที่ได้รับเชิญเท่านั้น (ในตัวอย่างนี้เลือก Private)
7. .คลิกที่ Create

8 และ 9 กรณีที่เลือกประเภททีมเป็น Private จะต้องเพิ่มสมาชิกเข้าไปใน Team นี้ด้วย โดยสมาชิกที่เลือกเข้าใน Channel นั้นจะต้องอยู่ใน Team นี้แล้วเท่านั้น

การ Post ใน channel

หลังจากที่ได้เป็นสมาชิกของทีมและช่องทางแล้ว การสร้างโพสต์เป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารข้อมูลหรืออัปเดตทีมของสมาชิก

ขั้นตอนการ Post ใน Channel

1. คลิกที่ Teams ที่ฝั่งซ้ายมือ
2. คลิกที่ Channel ที่ต้องการ Post โดยต้องคลิกเลือก Team ก่อน ในที่นี้
   • ต้องการ Post ใน Channel Digital Marketing ซึ่งอยู่ใน Team Marketing and Sales
3. คลิกที่ Start a post
4. ระบุหัวข้อที่จะ Post
5. ใส่เนื้อหาที่จะ Post  สามารถแนบไฟล์ได้ด้วย
6. คลิก Post  เพื่อให้เนื้อหาการ Post ปรากฏใน Channel

โดยการ Post นั้นสามารถแนบไฟล์ได้  หากต้องการดูไฟล์ของสมาชิกที่ Post หรือของต้นเองที่ Post สามารถดูได้ที่เมนู Files ด้านบน
เมนู Files เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญภายใน Channel ที่ช่วยให้สมาชิกสามารถอัปโหลด ดาวน์โหลด และแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานคล่องตัวมากขึ้น

การตั้งค่า Channel เพิ่มเติม

จากรูปถ้าต้องการตั้งค่าเพิ่มเติมของ Channel Edu Business ซึ่งอยู่ใน Team M365Team
ทำได้โดยคลิกที่ …  จะเห็นรายการให้ตั้งค่าแสดงขึ้นมา

1.การตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Channel

คลิกที่ Channel notifications จะเห็นหน้าต่างให้ตั้งค่าดังรูป

• All new posts – ใช้กำหนดว่าต้องการแจ้งเตือนเมื่อมีโพสต์ใหม่ใน Channel หรือไม่
  • ค่าในตัวอย่างตั้งเป็น Off หมายถึงปิดการแจ้งเตือน
• Channel mentions – ใช้กำหนดว่าต้องการแจ้งเตือนเมื่อมีการพูดถึง (Mention) ชื่อChannel หรือไม่
  • ค่าในตัวอย่างตั้งเป็น Only show in feed หมายถึงให้แสดงแจ้งเตือนเฉพาะในฟีด (Feed) เท่านั้น โดยไม่แสดงเป็นแบนเนอร์แจ้งเตือน

การแจ้งเตือนทั้ง 2 หัวข้อ มีตัวเลือกการแจ้งเตือนเหมือนกันดังนี้

• Banner and feed – แจ้งเตือนผ่านทั้งแบนเนอร์และฟีด
• Only show in feed – แจ้งเตือนเฉพาะในฟีด (ไม่มีแบนเนอร์แจ้งเตือน)
• Off – ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด

2.การตั้งค่าให้สมาชิกเป็น owner เพิ่มเติม

คลิกที่ Manage channel จะเห็นหน้าต่างให้ตั้งค่าดังรูป

1. ไปที่แท็บ “Members”
2. ค้นหาสมาชิกที่ต้องการตั้งเป็น Owner
3. ในคอลัมน์ Role คลิกที่ dropdown และเลือก “Owner”
4. ระบบจะอัปเดตบทบาทของสมาชิกให้เป็น Owner ทันที

บทสรุป

การสร้างทีมและช่องทางใน Microsoft Teams ช่วยให้การทำงานเป็นระบบและง่ายต่อการจัดการข้อมูล ทีมใช้สำหรับแบ่งกลุ่มคนที่ทำงานร่วมกัน ส่วนช่องทางใช้สำหรับแยกหัวข้อสนทนาเพื่อให้มีระเบียบมากขึ้น นอกจากนี้ การสร้างโพสต์ยังช่วยให้สามารถสื่อสารและแชร์ข้อมูลกับสมาชิกในทีมได้อย่างสะดวก หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งาน Teams ได้อย่างมั่นใจ

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

Microsoft 365 for End User Training
Microsoft SharePoint Online For Front-End
Microsoft Power Apps (Canvas App) Workshop
Microsoft Power Automate (Cloud)
Microsoft Copilot Studio (Former Power Virtual Agent)

สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

Tel: 021198405

Line: @M365th

Email: Sales@m365.co.th