แนะนำวิธีเลือกพื้นที่จัดเก็บไฟล์ในองค์กร OneDrive หรือ SharePoint

ปัจจุบันการจัดเก็บข้อมูลและการทำงานร่วมกันผ่านระบบออนไลน์ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้งาน Microsoft 365 อาจเกิดคำถามว่า ควรบันทึกไฟล์งานไว้ที่ OneDrive หรือ SharePoint ดี? บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจและตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าการใช้งานแบบใดที่เหมาะสมกับงานของคุณมากที่สุด

แอปพลิเคชันและบริการที่เกี่ยวข้อง

OneDrive for Business
SharePoint Server Subscription Edition
SharePoint Server 2019
SharePoint Server 2016
SharePoint Server 2013 Enterprise
SharePoint ใน Microsoft 365
Microsoft 365 admin
OneDrive (work or school)
OneDrive for Mac
OneDrive for Windows

ควรจัดเก็บไฟล์ไว้ที่ OneDrive หรือ SharePoint ดี ?

หากคุณทำงานกับไฟล์เพียงคนเดียว ให้ บันทึกไฟล์ของคุณไว้ที่ OneDrive ไฟล์ใน OneDrive จะมีความเป็นส่วนตัว เว้นแต่คุณจะ แชร์ ไฟล์นั้นกับผู้อื่น ซึ่งมีประโยชน์มากในกรณีที่คุณยังไม่ได้สร้างทีมขึ้นมา
แต่หากคุณทำงานร่วมกันเป็นทีมอยู่แล้ว เช่น ทำงานร่วมกันใน Microsoft Teams, SharePoint หรือ Outlook ก็ควรบันทึกไฟล์ของคุณไว้ในที่ที่ทีมของคุณทำงานอยู่ เพราะ OneDrive (ที่ทำงานหรือโรงเรียน) จะเชื่อมโยงคุณกับไลบรารีที่ใช้งานร่วมกันทั้งหมดได้เช่นกัน
เมื่อคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บใหม่ที่ใช้งานร่วมกันสำหรับไฟล์ของทีม คุณสามารถสร้างไลบรารีที่ใช้งานร่วมกันได้โดยตรงจาก OneDrive, เพิ่มสมาชิก แล้วเริ่มทำงานร่วมกันได้เลย โดยไลบรารีเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้จาก Teams, SharePoint และ Outlook และยังง่ายต่อการ คัดลอก หรือ ย้าย ไฟล์ไปยังตำแหน่งที่คุณหรือทีมต้องการใช้งาน

หมายเหตุ: หากคุณไม่เห็นตัวเลือกสำหรับการสร้างไลบรารีที่ใช้งานร่วมกันจาก OneDrive ให้อ่านเรื่อง สร้างไลบรารีเอกสารจาก SharePoint หรือ ย้ายหรือคัดลอกไฟล์ใน SharePoint

ความแตกต่างระหว่าง OneDrive กับ SharePoint

OneDrive คือพื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนตัวที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ มือถือ หรือเว็บเบราว์เซอร์ โดยไฟล์ใน OneDrive จะเป็นส่วนตัว เว้นแต่คุณจะเลือกแชร์ไฟล์กับผู้อื่นเอง
ในขณะที่ SharePoint เป็นบริการจัดเก็บและจัดการไฟล์ที่เน้นการทำงานร่วมกันของทีม ใช้สำหรับไฟล์ที่สมาชิกในทีมต้องทำงานร่วมกัน เช่นไฟล์งานที่ใช้ใน Teams, Yammer หรือ Outlook SharePoint ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในองค์กร เช่น การสร้างเว็บไซต์ ข่าวสาร การจัดการข้อมูลผ่านลิสต์ และการสร้างแอปพลิเคชันสำหรับธุรกิจ
ทั้ง OneDrive และ SharePoint จัดเก็บไฟล์อยู่บนระบบคลาวด์ และคุณสามารถ ซิงค์ไฟล์ OneDrive หรือ ซิงค์ไฟล์ SharePoint มายังคอมพิวเตอร์ของคุณได้ สะดวกต่อการใช้งานและการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา

การย้ายเอกสารจาก OneDrive ไปยัง SharePoint

*ใช้ได้กับ SharePoint Server 2016 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

บางครั้งเอกสารที่คุณเริ่มต้นใช้งานเพียงคนเดียว อาจมีความสำคัญเพิ่มขึ้นและเกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ต่างๆ มากขึ้น หากเกิดเหตุการณ์เช่นนั้น คุณควร คัดลอก หรือ ย้าย ไฟล์จาก OneDrive ไปยัง SharePoint

การแก้ปัญหาการย้ายเอกสารจาก OneDrive (work or school)

มีประเด็นที่ควรคำนึงถึงเมื่อย้ายเอกสารจาก OneDrive ไปยังไลบรารีที่ใช้งานร่วมกัน ได้แก่

ขั้นตอนในการคัดลอกหรือย้ายไฟล์อาจแตกต่างกันไปในแต่ละเวอร์ชันของ OneDrive และ SharePoint หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ ย้ายหรือคัดลอกไฟล์ใน SharePoint
ไฮเปอร์ลิงก์ที่เชื่อมโยงไปยังเอกสารต้นฉบับจะใช้งานไม่ได้อีกต่อไป เนื่องจากคุณได้ลบเอกสารดังกล่าวออกจาก OneDrive คุณอาจต้องการ แชร์เอกสาร ที่คุณย้ายไปยังไซต์ของทีมอีกครั้ง เพื่อให้ผู้คนในไซต์มีลิงก์ที่ใช้งานได้และทันสมัย
หากมีผู้คนที่เคยติดตามเอกสารต้นฉบับอยู่ ลิงก์ที่อยู่ในฟีดข่าวของพวกเขาก็จะใช้งานไม่ได้อีกต่อไป หากต้องการให้ความเชื่อมโยงกลับมาใช้งานได้ใหม่ ผู้คนจะต้อง ติดตามเอกสาร นั้นในตำแหน่งใหม่อีกครั้ง
คุณอาจต้องการแทนที่เอกสารต้นฉบับใน OneDrive ด้วยเอกสารที่เพียงแค่มีลิงก์ไปยังไฟล์ใหม่ พร้อมประกาศให้ทราบถึงตำแหน่งใหม่ของไฟล์นั้น

บทสรุป

การเลือกใช้งานระหว่าง OneDrive และ SharePoint ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและการเข้าถึงไฟล์ของคุณ หากเป็นการใช้งานส่วนตัว OneDrive จะเหมาะสมกว่า แต่หากเน้นการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือในองค์กร SharePoint จะตอบโจทย์ได้ดีที่สุด

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

Microsoft 365 for End User Training
Microsoft SharePoint Online For Front-End
Microsoft Power Apps (Canvas App) Workshop
Microsoft Power Automate (Cloud)
Microsoft Copilot Studio (Former Power Virtual Agent)

สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

Tel: 021198405

Line: @M365th

Email: Sales@m365.co.th