วิธีการแชร์ Canvas App ใน Power Apps ให้กับสมาชิกในองค์กร

การแชร์ Canvas App ใน Power Apps เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้สมาชิกในองค์กรสามารถเข้าถึงและใช้งานแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งาน การแก้ไข หรือการแชร์ต่อไปยังผู้ใช้งานอื่น ๆ บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการแชร์ Canvas App ให้กับสมาชิกในองค์กรอย่างละเอียด รวมถึงการเตรียมความพร้อมก่อนการแชร์แอป และข้อจำกัดที่ควรทราบ

เมื่อสร้าง Canvas App เราสามารถกำหนดให้ผู้ใช้งานในองค์กรเข้าถึงแอปได้ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งาน แก้ไข หรือแชร์ต่อ โดยระบุเป็นรายบุคคลหรือกลุ่มความปลอดภัย (Security Groups) ผ่าน Microsoft Entra ID

การเตรียมความพร้อม

ก่อนแชร์แอป ต้องบันทึก (Save) และเผยแพร่ (Publish) แอปก่อน (ไม่ใช่แค่บันทึกไว้ในเครื่อง)
ตั้งชื่อแอปให้ชัดเจนและใส่รายละเอียดที่เข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาแอปได้สะดวก
ทุกครั้งที่มีการแก้ไขแอป ต้องบันทึกและเผยแพร่แอปอีกครั้ง

วิธีการแชร์แอปจาก Power Apps

1. เข้าสู่ระบบ Power Apps
2. เลือกแอปจากเมนู Apps
3. คลิก Share

4.ใส่ชื่อผู้ใช้หรือกลุ่มความปลอดภัย Microsoft Entra ID
5.คลิก Manage Access แล้วเลือกระดับสิทธิ์การใช้งาน

ผู้ใช้ (User): ใช้ได้อย่างเดียว
ผู้ร่วมเป็นเจ้าของ (Co-owner): ใช้, แก้ไข และแชร์แอปได้ (แต่ไม่สามารถลบหรือเปลี่ยนเจ้าของแอป)

6.สามารถใส่ข้อความเพิ่มเติมเพื่อแจ้งผู้รับได้ (Optional)
7.คลิก Share

สำคัญมาก: เมื่อแชร์แอป ต้องแชร์ข้อมูลด้วย โดยจัดการสิทธิ์ให้เข้าถึงแหล่งข้อมูล เช่น Microsoft Dataverse, Excel หรือทรัพยากรอื่น ๆ เช่น Flows, Gateways หรือ Connections วิธีแชร์แอปจาก Power Apps

ถ้าต้องการดู Service ต่างๆ ที่แอปใช้งาน จากรูปด้านล่าง คลิกที่ Review data access requirements หน้าต่าง Manage access จะปรากฎขึ้น ที่เมนู Additional data access จะเห็นรายการ Service ต่างๆ ของ App นี้

ในที่นี้ข้อมูลที่ต้อง Share ได้แก่ Sharepoint ที่ผู้ใช้งานต้องเป็นสมาชิกจึงจะเข้าถึงได้ และ Excel จะต้องมีการ Share Excel ให้ผู้ใช้งานเข้าถึงได้ เป้นต้น

ข้อจำกัดในการแชร์แอป

หากใช้ข้อมูลที่ต้องกำหนดสิทธิ์ เช่น Dataverse ต้องกำหนดบทบาทความปลอดภัยด้วย
ไม่สามารถแชร์แอปกับผู้ที่อยู่ต่าง tenant
ไม่สามารถขอสิทธิ์ใช้งานสำหรับกลุ่มความปลอดภัยหรือ distribution lists
หากต้องการแชร์แอปให้กับผู้ที่อยู่ต่าง tenant ศึกษาได้ที่ Share a canvas app with guest users
การแชร์แอปผ่าน Teams : แชร์ลิงก์ไปยังแอปในแชท Teams ผู้รับต้องอยู่ใน tenant เดียวกันและมีสิทธิ์เข้าถึงแอป

หากแชร์แอปแล้ว เมื่อมีการอัปเดตแอป ไม่จำเป็นต้องแชร์แอปซ้ำ เนื่องจากผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงแอปแล้วจะสามารถเข้าถึงเวอร์ชันที่อัปเดตได้โดยอัตโนมัติ

บทสรุป

บทความนี้เน้นการแชร์ Canvas App ใน Power Apps ให้กับสมาชิกในองค์กร โดยอธิบายขั้นตอนการเตรียมความพร้อมและการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อให้สมาชิกในองค์กรสามารถใช้งานแอปได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

สิ่งที่ควรศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์แอป ได้แก่:

การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงแหล่งข้อมูลต่าง ๆ อย่างละเอียด
การแชร์แอปผ่าน Teams และการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง

การศึกษาเพิ่มเติมในหัวข้อเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถแชร์ Canvas App ได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

แนะนำหลักสูตร

Microsoft 365 for End User Training
Microsoft SharePoint Online For Front-End
Microsoft Power Apps (Canvas App) Workshop
Microsoft Power Automate (Cloud)
Microsoft Copilot Studio (Former Power Virtual Agent)

สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

Tel: 021198405

Line: @M365th

Email: Sales@m365.co.th

Reference : https://learn.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/canvas-apps/share-app