คู่มือผู้ดูแล SharePoint จัดการข้อมูลอย่างมืออาชีพ
การบริหารจัดการ SharePoint ให้มีประสิทธิภาพเป็นหน้าที่สำคัญของผู้ดูแลระบบ โดยต้องจัดการหลายด้านควบคู่กัน เริ่มจากการจัดโครงสร้างไซต์และระบบให้เหมาะสมกับการใช้งาน พร้อมทั้งอำนวยความสะดวกในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล รวมถึงการปรับแต่งการตั้งค่าต่างๆ เพื่อเพิ่มความเร็วในการทำงาน ในด้านการบริหารทรัพยากร ผู้ดูแลระบบต้องจัดสรรพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและทรัพยากรระบบอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งควบคุมค่าใช้จ่ายให้เหมาะสม
นอกจากนี้ ยังต้องสนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยจัดการระบบการแชร์ข้อมูลและการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งวิเคราะห์และติดตามการทำงานของระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน สุดท้าย การวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานระบบ SharePoint อย่างคุ้มค่าและยั่งยืน
การตั้งค่า SharePoint Backend สามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กร
การตั้งค่าเบื้องต้น
การสร้างไซต์
สร้างไซต์ใหม่
- คลิกที่ปุ่ม “สร้างไซต์” หรือ “Create site”
- เลือกประเภทของไซต์ที่คุณต้องการสร้าง เช่น “ทีมไซต์” หรือ “ไซต์การสื่อสาร”
- กรอกข้อมูลที่จำเป็นและคลิก “เสร็จสิ้น”
การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง
- ไปที่ไลบรารีเอกสารหรือหน้าไซต์ที่คุณต้องการตั้งค่าการอนุญาต
- คลิกที่ “การตั้งค่า” หรือ “Settings”
- เลือก “การอนุญาตไซต์” หรือ “Site permissions”
- เพิ่มหรือแก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้ตามความต้องการ
การจัดการเอกสาร
ระบบควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
- ไปที่ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการตั้งค่าควบคุมเวอร์ชัน
- คลิกที่ “การตั้งค่าไลบรารี” หรือ “Library Settings”
- เลือก “การตั้งค่าการควบคุมเวอร์ชัน” หรือ “Versioning Settings”
- เปิดใช้งานการควบคุมเวอร์ชันและตั้งค่าตามที่คุณต้องการ เช่น การเก็บเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง
การตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร (Document Approval)
- ไปที่ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการตั้งค่าการอนุมัติ
- คลิกที่ “การตั้งค่าไลบรารี” หรือ “Library Settings”
- เลือก “การตั้งค่าการอนุมัติเนื้อหา” หรือ “Content Approval Settings”
- เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาเพื่อให้เอกสารต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะเผยแพร่
การจัดการรายการ (Lists)
การสร้างรายการ
- เข้าไปที่ Site contents
- กดสร้างรายการใหม่ผ่าน Add an app
- เลือกประเภทเป็น Custom List และตั้งชื่อ
การจัดการคอลัมน์
- เข้าไปที่ List Settings
- สร้างคอลัมน์ใหม่โดยเลือกประเภทข้อมูล เช่น ข้อความ วันที่ ตัวเลข
- กำหนดค่าต่างๆ ของคอลัมน์ตามต้องการ
การจัดการข้อมูล
- เพิ่มข้อมูลผ่านปุ่ม New
- แก้ไขข้อมูลโดยคลิกที่รายการแล้วเลือก Edit
- ลบข้อมูลโดยเลือก Delete
การกำหนดสิทธิ์
- ตั้งค่าการเข้าถึงผ่าน List permissions
- กำหนดว่าใครสามารถดู แก้ไข หรือจัดการรายการได้
การจัดการไลบรารี (Libraries)
การสร้างไลบรารี
- สร้างผ่าน Site contents เช่นเดียวกับรายการ
- เลือกประเภทเป็น Document Library
- ตั้งชื่อไลบรารีให้สื่อความหมาย
การจัดการเอกสาร
- อัปโหลดไฟล์ผ่านปุ่ม Upload
- จัดระเบียบไฟล์ด้วยการสร้างโฟลเดอร์
- แก้ไขหรือลบไฟล์ได้ตามต้องการ
การจัดการสิทธิ์
- กำหนดสิทธิ์ผ่าน Library permissions
- ควบคุมการเข้าถึงในระดับไลบรารีและโฟลเดอร์
การบำรุงรักษาและการปรับปรุง
การสำรองข้อมูล
- ตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล
- ตรวจสอบและทดสอบการสำรองข้อมูลเป็นประจำ
การปรับปรุงระบบ
- ติดตามการอัปเดตและการปรับปรุงของ SharePoint
- ปรับปรุงระบบให้ทันสมัยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัย
สรุป
การจัดการข้อมูลใน SharePoint อย่างมืออาชีพต้องการการวางแผนและการจัดการที่ดี ผู้ดูแลระบบควรมีความรู้และทักษะในการตั้งค่าและจัดการระบบ รวมถึงการบำรุงรักษาและการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การทำงานร่วมกันในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ Microsoft Solution
Tel: 021198405
Line: @M365th
Email: Sales@m365.co.th
แนะนำหลักสูตรที่เปิดสอน
Administering SharePoint Online and OneDrive in Microsoft 365 (2 Days)
Date: 30-31 Jan 2025
Venue: Online
สมัครเข้าร่วมหรือดูรายละเอียดเพิ่มเติม https://m365.co.th/administering-sharepoint-online-workshop-jan2025/
Content Type: Instructor & LAB tenant usage
- Instructor เป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญใน SharePoint Online และ OneDrive และจะทำหน้าที่ในการสอน, แนะนำ, และตอบคำถามของผู้เรียน
- LAB Tenant จัดเตรียมโดยบริษัท M365 เพื่อให้ผู้เรียนสามารถทดลองใช้งาน SharePoint Online และ OneDrive ได้ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย ผู้เรียนจะได้รับข้อมูลการเข้าถึง LAB Tenant ซึ่งจะรวมถึง URL, ชื่อผู้ใช้, และรหัสผ่าน
Expected Outcome:
- ความเข้าใจในระบบ: ผู้เรียนจะมีความเข้าใจในระบบ SharePoint Online และ OneDrive และสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ทักษะการจัดการ: ผู้เรียนจะสามารถจัดการเนื้อหา, สิทธิ์การเข้าถึง, และการตั้งค่าความปลอดภัยได้
หลักสูตรนี้เหมาะกับใคร
- ผู้ดูแลระบบ IT: ผู้ที่มีหน้าที่ดูแลและจัดการระบบ Microsoft 365 ในองค์กร
- ผู้ที่ต้องการความเข้าใจในการจัดการเนื้อหาและการทำงานร่วมกันใน SharePoint Online และ OneDrive
- ผู้ที่ต้องการเพิ่มทักษะในการใช้งาน SharePoint Online และ OneDrive เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ผู้ที่ต้องการเพิ่มทักษะในการใช้งาน SharePoint Online และ OneDrive เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ผู้ที่ต้องการความรู้เพิ่มเติมเพื่อให้คำปรึกษาและสนับสนุนลูกค้าในการใช้งาน SharePoint Online และ OneDrive
