ทำความรู้จัก Trigger และ Action ใน Power Automate Cloud
Power Automate Cloud เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสร้าง โฟลว์อัตโนมัติ (Automated Flow) ได้ง่าย ๆ โดยที่ไม่ต้องเขียนโค้ด ซึ่งโฟลว์จะเริ่มต้นทำงานจาก Trigger (ทริกเกอร์) และดำเนินการตาม Action (แอ็คชัน) ที่เรากำหนดไว้
หากเปรียบเทียบให้เห็นภาพง่าย ๆ
ตัวอย่างเปรียบเทียบ
- Trigger = สวิตช์เปิดไฟ → ทำหน้าที่เริ่มต้นกระบวนการ
- Action = หลอดไฟสว่าง → เป็นการกระทำที่เกิดขึ้นหลังจากเปิดสวิตช์
ตัวอย่างการทำงานจริง
- Trigger = ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มขอใบเสนอราคา
- Action = ระบบส่งอีเมลใบเสนอราคาอัตโนมัติไปหาลูกค้า
Trigger คืออะไร?
Trigger (ทริกเกอร์) เป็นเหตุการณ์ที่ เริ่มต้นการทำงานของโฟลว์ เมื่อเกิดเงื่อนไขที่กำหนด
[รูปที่ 1] ตัวอย่างหน้าจอ Trigger / Action ใน Power Automate
When a file is created in OneDrive for Business, send an email with the file attached.
เมื่อมีการสร้างไฟล์ใน OneDrive for Business ให้ส่งอีเมลพร้อมแนบไฟล์นั้น
ประเภทของ Trigger
[รูปที่ 2] ประเภทของ Trigger
1.Automated cloud flow – Triggered by a designated event.
- โฟลว์ทำงานอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่าง
ตัวอย่าง
- เมื่อได้รับอีเมล → บันทึกข้อมูลลง Excel
- เมื่อมีไฟล์ใหม่ใน SharePoint → แจ้งเตือนใน Teams
2. Instant cloud flow – Triggered manually as needed
- โฟลว์ที่ผู้ใช้ต้องกดปุ่มเพื่อเริ่มทำงาน
ตัวอย่าง
- กดปุ่มเพื่อขออนุมัติเอกสาร
- กดปุ่มเพื่อส่งอีเมลหาทีม
3. Scheduled cloud flow – You choose when and how often it runs
- ทำงานตามเวลาที่กำหนด เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์
ตัวอย่าง
- ส่งรายงานยอดขายทุกสิ้นเดือน
- แจ้งเตือนพนักงานทุกเช้าวันจันทร์
Action คืออะไร?
Action (แอ็คชัน) เป็น การดำเนินการที่เกิดขึ้นหลังจากถูก Trigger
[รูปที่ 3] ตัวอย่างหน้าจอ Action ใน Power Automate
รูปภาพนี้แสดงให้เห็นว่ารายการ Actions ที่สามารถเลือกได้นั้นขึ้นอยู่กับ Connector ที่เลือกใน Power Automate โดยในภาพมีตัวอย่างการเลือก สอง Connectors ได้แก่ Notifications และ Office 365 Outlook
- Notifications Connector (กรอบสีเหลือง)
เมื่อต้องการส่งการแจ้งเตือนผ่านแอป Microsoft Power Automate หรืออีเมล จะต้องเลือก Notifications Connector
Action ที่สามารถเลือกได้ในตัวอย่างนี้คือ “Send me a mobile notification” ซึ่งใช้สำหรับส่งการแจ้งเตือนแบบพุชไปยังอุปกรณ์มือถือ
- Office 365 Outlook Connector (กรอบสีเขียว)
หากต้องการทำงานที่เกี่ยวข้องกับอีเมล ปฏิทิน หรือรายชื่อติดต่อของ Office 365 Outlook ต้องเลือก Office 365 Outlook Connector
เมื่อเลือก Connector นี้ จะมีรายการ Actions ให้เลือกมากขึ้น เช่น
- Create contact (V2) – สร้างรายชื่อผู้ติดต่อใหม่
- Create event (V4) – สร้างกิจกรรมในปฏิทิน
- Send an HTTP request – ส่งคำขอ HTTP ไปยังบริการที่รองรับ
- Send an email (V2) – ส่งอีเมลผ่าน Outlook
ตัวอย่างโฟลว์ที่ใช้ Trigger + Action
ตารางนี้แสดง ตัวอย่างโฟลว์อัตโนมัติที่ใช้ Trigger + Action ใน Power Automate Cloud โดยอธิบายว่าการทำงานอัตโนมัติเริ่มต้นจาก Trigger (เหตุการณ์ที่ทำให้โฟลว์เริ่มทำงาน) และดำเนินการตาม Action (การกระทำที่เกิดขึ้นต่อจากนั้น) ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับอีเมลใหม่จากลูกค้า (Trigger) ระบบจะบันทึกข้อมูลลง Excel และแจ้งทีมใน Microsoft Teams (Action) เป็นต้น
| Trigger (เหตุการณ์เริ่มต้น) | Action (การดำเนินการต่อไป) |
| ได้รับอีเมลใหม่จากลูกค้า | บันทึกข้อมูลลง Excel + แจ้งทีมใน Teams |
| มีไฟล์อัปโหลดไปยัง SharePoint | ส่งอีเมลแจ้งเตือนผู้จัดการ |
| มีคนกรอกแบบฟอร์ม Microsoft Forms | สร้าง Ticket แจ้งปัญหา IT |
| พนักงานกดปุ่มใน Power Apps | สร้างเอกสาร PDF และส่งให้ลูกค้า |
| ทุกวันจันทร์ 8 โมงเช้า | ส่งสรุปรายงานยอดขายทางอีเมล |
[รูปที่ 4] ตัวอย่าง Flow – When a new item is created in SharePoint, send me an email ใน Power Automate Cloud
Flow นี้ช่วยให้ระบบ ส่งอีเมลแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ เมื่อลงข้อมูลใหม่ใน SharePoint
🔹 โครงสร้างของ Flow
- หนึ่ง Flow สามารถมีได้หลาย Action และจะทำงานตามลำดับจากบนลงล่าง
📌 Trigger
- Flow เริ่มทำงานเมื่อมีการสร้างรายการใหม่ใน SharePoint List
📌 Actions
- Get my profile → ดึงข้อมูลโปรไฟล์ของผู้ที่เรียกใช้ Flow (เช่น อีเมล ชื่อ)
- Send an email → ใช้ข้อมูลที่ได้ ส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้
จาก Trigger และ Actions จะเห็นว่าเมื่อมีการสร้างรายการใน SharePoint List ระบบจะ ดึงข้อมูลผู้ใช้และส่งอีเมลโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม การทำงานของ Flow นี้ต้องมีการตั้งค่าในแต่ละขั้นตอน เช่น การกำหนด SharePoint List ใน Trigger รวมถึงการระบุ อีเมลผู้รับ และเนื้อหาอีเมล ใน Action ทั้งนี้ บทความนี้เป็นการอธิบายภาพรวม จึงไม่ได้ลงรายละเอียดเรื่องการตั้งค่า
สรุป
- Trigger เป็นตัวเริ่มโฟลว์ เช่น ได้รับอีเมล, อัปโหลดไฟล์, กดปุ่มบนแอป,เมื่อถึงเวลาที่กำหนด
- Action คือสิ่งที่โฟลว์ทำ เช่น ส่งอีเมล, บันทึกข้อมูล, แจ้งเตือน
- เราสามารถใช้ Trigger และ Action ร่วมกัน เพื่อสร้างโฟลว์อัตโนมัติที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
✨ Power Automate Cloud ช่วยทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ!
✨ Power Automate Cloud เปลี่ยนงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ง่าย ๆ!
✨ สร้าง Flow ใน Power Automate Cloud เพื่อให้การทำงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!
หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง
Microsoft 365 for End User Training
Microsoft SharePoint Online For Front-End
Microsoft Power Apps (Canvas App) Workshop
Microsoft Power Automate (Cloud)
Microsoft Copilot Studio (Former Power Virtual Agent)
สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
Tel: 021198405
Line: @M365th
Email: Sales@m365.co.th
