ถ้าคุณรู้สึกเหมือนงานไม่เป็นระเบียบ เรามีวิธีใหม่ในการจัดการงานของคุณ ขอแนะนำ Microsoft Planner ผู้ช่วยคนใหม่ที่จะช่วยให้คุณกลายเป็นนักวางแผนหรือนักจัดการงานมืออาชีพ เพียงคุณมี Microsoft 365 account ก็เข้าใช้งาน Microsoft Planner ได้โดยบนเว็บไปที่ tasks.office.com หรือเพียงเปิด Microsoft Planner จาก App launcher Microsoft 365 พร้อมทั้งยังมีแอปพลิเคชันให้ดาวน์โหลดมาใช้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ทั้ง iOS และ Android โดยไม่มีค่าบริการเพิ่มเติม
Microsoft Planner เป็นเครื่องมือการจัดการงานที่เป็นส่วนหนึ่งของชุดแอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Microsoft Office ยังให้แดชบอร์ดแบบภาพแก่ผู้ใช้ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการได้อย่างรวดเร็ว และรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงที่กำลังดำเนินอยู่ ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในโครงการได้ง่าย ทำให้พวกเขาสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้า และรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงที่กำลังดำเนินอยู่ สามารถใช้กับหลายโปรเจคพร้อมกัน ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบและควบคุมงานทั้งหมดได้ โดยข้อมูลของ Microsoft Planner จะถูกจัดเก็บบน SharePoint ของคุณ
Microsoft Planner เครื่องมือออนไลน์หรือบริการนี้เหมาะสำหรับผู้ใช้ทั่วไป โดยถ้าคุณต้องการ…
- การเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็วโดยไม่ต้องมีประสบการณ์มาก่อน
- ถ้าคุณต้องการเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการงานที่มีความซับซ้อน แต่ยังสร้างแผนที่เข้าใจง่ายและต้องการให้มีความสะดวกสบายในการแบ่งหมวดหมู่งาน พร้อมการตั้งค่าการแจ้งเตือน
- ถ้าคุณต้องการ การทำงานร่วมกันในทีม ต้องการให้มีการแสดงความคิดเห็น สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกันแบบเรียลไทม์
- ความสามารถเข้าถึงงานที่เกี่ยวข้องได้ในที่เดียว ทำงานได้จากทุกแห่งที่คุณต้องการ
- ความสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ คุณยังสามารถเข้าถึงได้จากเว็บเบราว์เซอร์บนอุปกรณ์ใดก็ได้
- ไม่สร้างรายงานสถานะที่ซับซ้อนให้แผนของคุณ การแสดงภาพสถานะงานเป็นแผนภูมิวงกลมและแผนภูมิแท่งให้คุณโดยอัตโนมัติและไม่จำเป็นต้องตั้งค่า
จากภาพได้แสดงหน้าต่างของแผน Planner ทั่วไปในมุมมองบอร์ด โดยแต่ละงานจะแสดงเป็นการ์ดงาน และจัดระเบียบเป็นคอลัมน์หรือบักเก็ตในมุมมองแนวตั้ง เราสามารถออกแบบบักเก็ตสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้เหมาะสมกับแผนงานในแต่ละโปรเจคได้ โดยในแต่ละบักเก็ตสามารถมีได้หลายการ์ดงาน คุณสามารถย้ายการ์ดงานไปรอบๆ กระดานของคุณได้โดยการลากแล้วปล่อยลงไป ดังนั้นเมื่อคุณทำงานเสร็จสมบูรณ์หรือเพียงแค่ต้องการจัดลำดับความสำคัญและการสลับสิ่งต่างๆรอบๆ คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดาย การเลือกการ์ดงานจะช่วยแสดงมุมมองที่มีรายละเอียดมากขึ้นของงานนั้นๆ ดังที่แสดงทางด้านขวา
การกรอกข้อมูลงานในการ์ดงาน บน Microsoft Planner พร้อม Tips เล็กน้อย
ซึ่งในรายละเอียดของงานในการ์ด เราสามารถระบุรายละเอียดของงานได้ละเอียด แต่ไม่ยุ่งยาก เช่น ชื่อของงาน ผู้รับผิดชอบงาน (สามารถเพิ่มได้สูงสุดถึง 11 คน/งาน) หรือถ้าต้องการจดรายละเอียดของงานที่มากขึ้น ก็สามารถใส่ในบันทึกย่อได้ นอกจากนี้ยังสามารถใส่วันครบกำหนด ความคืบหน้า ลำดับความสำคัญ แม้แต่ขั้นตอนการทำงานที่จะต้องทำ ก็สามารถสร้างรายการตรวจสอบ หรือที่เรียกว่า Checklist โดยถ้ารายการตรวจสอบที่เริ่มมีการทำงานที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนรายการตรวจสอบนั้น เป็นการ์ดงานที่แยกต่างหากเพิ่มในแผนของคุณได้ง่ายๆ เพียงคลิกเดียวดังรูป
พร้อมกันนี้ยังสามารถแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ ไฟล์สิ่งที่แนบ รายการตรวจสอบ หรือข้อความบันทึกย่อที่คุณเพิ่มลงในงานสามารถแสดงตัวอย่างไว้ในการ์ด เพื่อให้ง่ายต่อการดูว่าเกิดอะไรขึ้น เพียงเลือก show on card
ถัดจากองค์ประกอบที่คุณต้องการแสดงบนการ์ดแผ่นงานนั้นๆ คุณจะสามารถเลือกได้เพียงหนึ่งในสามเท่านั้น แต่คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกของคุณได้ตลอดเวลา ทุกสิ่งที่คุณเปิดใช้งานจะปรากฏตัวอย่างบนการ์ดงานนั้นๆ และจัดเรียงบนบล็อกของบักเก็ต
หากต้องการมอบหมายงาน เพียงคลิกที่งานและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม หลังจากมอบหมายงานแล้ว สมาชิกในทีมจะได้รับแจ้งทางอีเมลและจะสามารถเข้าถึงงานในบัญชี Planner ของพวกเขาได้ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่างานจะเสร็จตรงเวลาและสมาชิกในทีมทุกคนตระหนักถึงงานของตน
Tips : นอกจากป้ายกำกับที่มีให้เลือกหลายสี รูปแบบธีมหรือพื้นหลังที่มีให้เลือกหลากหลาย การตั้งชื่อการ์ดงานของคุณ ถ้าอยากที่จะเพิ่มลูกเล่นความน่ารักให้ชื่องาน เพียงคลิกขวาคุณก็สามารถเพิ่มอิโมจิได้ทุกที่ในงาน โดยอิโมจิสามารถช่วยงานที่เกิดซ้ำหรืองานประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ ให้คุณสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเป็นงานประเภทใดโดยไม่ต้องอ่านข้อความหรือให้จำได้ง่าย และคุณยังสามารถเพิ่มอิโมจิลงในชื่อบักเก็ตได้ด้วย ซึ่งมีประโยชน์สำหรับแผนที่มีบักเก็ตสำหรับงานเฉพาะ เช่น การออกแบบกราฟิก การสื่อสาร การทดสอบ ฯลฯ หรือคุณสามารถเพิ่มอิโมจิเพื่อชี้แจงว่าแต่ละบักเก็ตหมายถึงอะไร ไม่ว่าคุณจะต้องใช้มันเพื่ออะไร เพิ่มอิโมจิลงในชื่องานของคุณเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นและแนวทางที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
ทั้งนี้หากต้องการคัดลอกงาน ทั้งงานเดี่ยวหรือทั้งแผน คุณมีงานเดี่ยวที่คุณต้องสร้างใหม่หรือไม่? อย่ากังวลกับการเขียนงานเดิมซ้ำหลายครั้ง แค่คัดลอก วิธีนี้เหมาะสำหรับงานที่คล้ายกันซึ่งคุณต้องมอบหมายให้บุคคลอื่น ไม่ว่าจะเป็นงานที่มีคำสั่งเดียวกัน เช่น การจัดประชุมแบบตัวต่อตัวกับเจ้านายของคุณ หรืองานที่บุคคลอื่นต้องทำทุกวัน คุณสามารถคัดลอกแผนทั้งหมดได้ หากคุณใช้งานที่คล้ายกันหลายๆงาน ซ้ำๆ เช่น ชุดงานสำหรับแต่ละโครงการหรืองานรายสัปดาห์ตามจำนวนที่กำหนด เป็นต้น
อีกหนึ่งฟังชันที่น่าสนใจคือ ตัวกรอง (Filter): คุณสามารถกรองคุณลักษณะ 6 รายการรวมกันใน Microsoft Planner ได้ ซึ่งหลายๆ รายการจะจดจำได้จากส่วนก่อนหน้า เช่น วันครบกำหนด ความคืบหน้า ลำดับความสำคัญ ป้ายชื่อ ที่เก็บข้อมูล และการมอบหมาย เนื่องจากตัวกรองทำงานกับหลายคุณลักษณะ คุณสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่างานใดจะครบกำหนดในสัปดาห์นี้ (วันครบกำหนด) แต่มีความเสี่ยง (ป้ายกำกับ) หรืองานเร่งด่วนใด (ลำดับความสำคัญ) ที่ได้มอบหมายให้กับทีม HR (การมอบหมาย) แต่ยังไม่ได้เริ่ม (ความคืบหน้า) เป็นต้น
จากที่กล่าวมาข้างต้น Microsoft Planner เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับการจัดการโครงการได้ทั้งขนาดใหญ่และงานขนาดเล็ก และพร้อมที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการจัดการงานครั้งใหม่ที่ง่ายต่อการจัดระเบียบ ทำให้การทำงานร่วมกัน การสื่อสารกันของสมาชิกในทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเริ่มงานที่กำลังดำเนินอยู่ บน Microsoft Planner เพื่อรับประกันว่างานจะเสร็จตรงเวลาและมีประสิทธิผลมากขึ้น
สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ License Microsoft 365 หรือ ดูหลักสูตรที่เปิดสอน
Line: @M365th
Tel: 021198405
Email: Sales@m365.co.th
อ้างอิง : Task management tips for Planner beginners – Microsoft Community Hub
https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-365/business/task-management-software
https://softkeys.uk/blogs/blog/how-to-use-microsoft-planner-for-multiple-projects
https://viwproject.com/5-tips-and-tricks-to-become-a-microsoft-planner-master/
