Web Intranet site on SharePoint
เว็บไซต์อินทราเน็ตบน SharePoint เป็นเครือข่ายหรือเว็บไซต์ภายในองค์กรที่สามารถเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานขององค์กรนั้นเท่านั้น โดยคำว่า “อินทราเน็ต” ถูกใช้เพื่อแยกเว็บไซต์ภายในนี้ออกจากเว็บไซต์ที่เผยแพร่สู่สาธารณะของบริษัท (เว็บไซต์อินเทอร์เน็ต)
SharePoint เป็นแพลตฟอร์มที่นิยมสำหรับเว็บไซต์อินทราเน็ตเนื่องจากมีฟังก์ชันที่หลากหลายและมีความยืดหยุ่น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างเว็บไซต์ได้หลากหลายแบบ (เช่น เว็บไซต์ของแผนก เว็บไซต์เพื่อการสื่อสารภายในองค์กร ฯลฯ) อีกทั้งยังมีความสามารถในการค้นหาทำให้พนักงานค้นหาและเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้น
ประโยชน์ของเว็บไซต์อินทราเน็ต
– เพื่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน : เว็บไซต์อินทราเน็ตของ SharePoint สามารถเป็นศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร เนื่องจากเป็นพื้นที่ที่พนักงานสามารถแบ่งปันข่าวสาร อัปเดตกิจกรรม และเอกสารต่าง ๆ ได้
– เพื่อการจัดการเอกสาร : เว็บไซต์อินทราเน็ตทำหน้าที่เป็นพื้นที่กลางสำหรับการจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารที่สำคัญ อีกทั้งยังมีฟังก์ชันที่ช่วยให้พนักงานสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารได้
– เพื่อการจัดการความรู้ : เว็บไซต์อินทราเน็ตสามารถทำหน้าที่เป็นฐานความรู้ที่พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับบริษัท นโยบาย ขั้นตอน และอื่น ๆ ได้
– เพื่อการจัดการโครงการ : แต่ละแผนกสามารถสร้างเว็บไซต์หรือหน้าเฉพาะของโครงการต่าง ๆ ภายในอินทราเน็ตสำหรับจัดการโครงการเหล่านั้นได้ ทำให้สามารถจัดระเบียบ ติดตามงาน และจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น
ทางบริษัท M365 มีบริการรับทำและปรึกษาเรื่องการทำเว็บไซต์ด้วย SharePoint และยังมีคอร์ส Training สำหรับ SharePoint อีกด้วย แต่หากต้องการเรียนรู้หรือลองทำด้วยตัวเอง ก็สามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้
กระบวนการสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ต การสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ตโดยใช้ SharePoint Online มีขั้นตอนดังนี้
1. สร้างเว็บไซต์ใหม่
-
- เข้าสู่บัญชี Office 365 และไปยัง SharePoint
- คลิกที่ “สร้างไซต์” บนหน้าแรกของ SharePoint
- เลือกประเภทของเว็บไซต์ที่ต้องการสร้าง อาจเป็นเว็บไซต์แผนก (สำหรับทำงานร่วมกันกับคนอื่นในแผนก) หรือเว็บไซต์การสื่อสาร (สำหรับการแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานทุกคนในบริษัท)
2. ปรับแต่งเว็บไซต์
-
- ตั้งชื่อเว็บไซต์ ซึ่งกระบวนการนี้จะสร้าง URL สำหรับเว็บไซต์ของคุณตามชื่อที่คุณเลือก
- เพิ่มคำอธิบายเว็บไซต์ ตัวเลือกนี้ไม่จำเป็นต้องทำแต่แนะนำให้ทำเพื่ออธิบายเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเว็บไซต์ให้บุคคลอื่นเข้าใจได้ง่ายขึ้น
- เลือกการออกแบบสำหรับเว็บไซต์ เช่น หัวข้อ การแสดงผล หรือเว้นว่าง
- ตั้งค่าภาษาของเว็บไซต์ สิทธิ์การเข้าถึง และจัดประเภทตามความต้องการรวมถึงนโยบายขององค์กร
- คลิก “เสร็จสิ้น”
3. เพิ่มเนื้อหาในเว็บไซต์
หลังจากสร้างเว็บไซต์แล้ว คุณสามารถเพิ่มและปรับแต่งหน้าเว็บ เพิ่มข่าวสาร เอกสาร และอื่น ๆ ได้โดยใช้ตัวแก้ไข SharePoint เพื่อเพิ่มข้อความ ลิงก์ รูปภาพ วิดีโอ และอื่น ๆ ไปยังหน้าเว็บของคุณ
4. ตั้งค่าสิทธิ์ผู้ใช้งาน
เป็นการควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงเว็บไซต์ของคุณและสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ในเว็บไซต์ เช่น อ่านเนื้อหา เพิ่มเนื้อหา หรือจัดการเว็บไซต์ โดยเข้าไปตั้งค่าที่ “สิทธิ์ของไซต์”
5. ฝึกสอนทีมงานหรือพนักงานในองค์กร
เมื่อติดตั้งเว็บไซต์เรียบร้อยแล้ว ให้ฝึกสอนสมาชิกในทีมหรือในองค์กรเกี่ยวกับวิธีการใช้เว็บไซต์ รวมถึงแสดงหรือสาธิตวิธีการเพิ่มและแก้ไขเนื้อหา วิธีการค้นหาข้อมูล และวิธีการใช้คุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งเพิ่มเติม
